¿Qué son las Audits Externas?
Zeper Audits es una aplicación que tiene la finalidad de conseguir eliminar el papel y digitalizar todas las auditorías, inspecciones, controles y registros de parámetros que se realizan en la industria. Y con este objetivo en mente, hemos dotado a Zeper de una gran cantidad de opciones de configuración para que se adapte a las necesidades de la infinidad de casos en los que se puede utilizar. Sin embargo hay algunos casos difícilmente digitalizables por una aplicación como Zeper Audits, por ejemplo casos en los que las plantillas y formatos son muy complejos, tienen celdas con fórmulas, etc (como p.e. las auditorías VDA 6.3 o TISAX en el sector de la automoción) o el caso de auditorías o inspecciones que deben realizarse a través de plataformas oficiales o del cliente final.
Pese a que estas audits se deban seguir realizando en papel o vía otros medios, sí que es interesante y útil el poder digitalizar toda la gestión que hay alrededor de estas: planificación, avisos de realización, seguimiento de acciones correctivas, etc. Para que los usuarios que lo requieran puedan cubrir con Zeper un caso como este, hemos incorporado a Zeper Audits la opción de establecer las llamadas "Audits Externas".
Así pues, de forma resumida las "Audits Externas" son auditorías e inspecciones que se programarán en Zeper como cualquier otro tipo de audit, pero que se realizarán de forma externa a Zeper y, por lo tanto, cuando los usuarios quieran completarla bastará con que suban el archivo (.xlsx; .pdf; etc.) de la audit.
¿Cómo utilizar Zeper para hacer Audits Externas?
Para poder utilizar las "Audits Externas" en Zeper es necesario establecer un Tipo de Audit como "Audits Externas". Para ello, sigue los siguientes pasos:
1. Crea un nuevo Tipo de Audit
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Checklists.
- Pulsa en el botón Nuevo Tipo en la esquina superior derecha.
2. Elige la opción "Audits Externas"
Para ello:
- Establece el nombre del nuevo Tipo de Audit
- En el campo Modelo de Organización de Audits, selecciona la opción "Audits Externas".
- Elige o crea la lista de elementos a auditar.
- Pulsa Siguiente en la barra de acciones superior.
3. Crea una Lista de Chequeo "vacía"
Para ello:
- Pulsa en Nuevo Checklist.
- Completa el primer paso de la configuración del formato vacío de realización de la audit externa, es decir: indica si quieres que pueda subir imágenes adicionales al archivo, indica si quieres que se envíen notificaciones de fin de audit; etc.
- Pulsa en Siguiente.
- Completa el segundo paso de la configuración del proceso de realización de la audit extena, es decir: indica si quieres incluir cabeceras al formato, si quieres incluir un proceso de validación de la audit, si quieres incluir archivos de ayuda al usuario y establece las entidades para las que es aplicable hacer Audits Externas.
- Pulsa en Finalizar en la barra de acciones superior.
4. Comprueba que ya puedes realizar tus Audits Externas
Para ello:
- Accede al apartado Realizar Audit en la barra lateral izquerda.
- Pulsa en Audits Simples.
- Busca el nuevo tipo de audit.
- Pulsa en el nuevo tipo de audit y verifica que puedes iniciar la audit.
¿Cómo realizar/completar una Audit Externa en Zeper?
A la hora de realizar una Audit Externa se deben seguir los mismos pasos que si realizaras una audit del tipo Estándar, salvo que en lugar de responder a un listado de punto de control, tan sólo deberás subir un archivo. Veamos el proceso paso a paso:
Una vez has accedido a realizar Audit Externa:
- Pulsa en Añadir Fichero.
- A través del explorador de archivos, selecciona el fichero que corresponda.
- Pulsa en Abrir.
- Comprueba que el fichero se ha adjuntado correctamente y que el cuadro se torna de color verde.
- Pulsa en Finalizar.
- Añade un comentario (opcional) y especifica el resultado de la audit.
- Incorpora tu firma.
- Pulsa en Aceptar.
