Añadir un proceso de validación de las audits puede ser de ayuda bien si simplemente necesitas que un tercero (normalmente un superior) revise y deje constancia de su conformidad o no con la audit realizada; o bien si necesitas que varios usuarios que han realizado una audit conjuntamente confirmen su participación y conformidad con el contenido indicado por el miembro del grupo que ha redactado y respondido la audit en nombre de todos.
Si te encuentras en alguna de estas dos situaciones, deberías plantear la opción de incluir un proceso de validación de las audits. Para ello, tan sólo deberás seguir las siguientes instrucciones:
1. Accede al Formato o Lista de chequeo que corresponda.
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en "Checklists y Formatos".
- Selecciona el Tipo de Registro/Auditoría de la que quieras editar el formato o lista de chequeo.
2. Selecciona el formato del que quieras editar el valor de las respuestas.
Para ello:
- Selecciona el formato correspondiente
- Pulsa en la versión del formato que quieras editar.
- Pulsa en "Versionar" en la barra lateral derecha.
3. Activa la Validacion de las Audits
Para ello:
- Pûlsa en el apartado Validación de las audits.
- Activa la opción Las audits requieren validación.
- Activa o mantén desactivada la opción Notificar resultado de la validación, si quieres que tanto los gestores como el usuario que realiza la audit reciban una notificación vía email con el resultado de la validación.
4. Añade una lista de validaciones requeridas
Una vez activada la validación de las audits, debes establecer la secuencia de validación. Para ello:
- Pulsa en el campo Usuarios validadores y selecciona una de las opciones que muestra el desplegable:
- Si eliges una "Agrupación de usuario": se enviará un correo a todos los miembros que forman la agrupación solicitando la validación, aunque sólo es necesario que la realice uno de ellos (el primero que lo haga).
- Si eliges un "Usuario": se le enviará un correo a dicho usuario solicitándole concretamente a este la validación
- Pulsa Añadir Validador.
- Repite el proceso tantas veces como pasos de validación quieres que tenga tu proceso.
- Confirma la secuencia en la que de ejecutará el proceso:
- Utiliza la flechas para establecer si quieres que todas las validación se soliciten simultáneamente -> para ello deberías indicar "1" en todos los valores del "Índice de Validación"; o bien si quieres que sigan una secuencia, es decir, que cuando se obtenga la primera validación se solicite la validación al segundo, y así sucesivamente.
- Pulsa en X para eliminar un paso de la validación incorrecto.
4. Guarda los cambios en el Formato o Lista de chequeo
Para ello:
- Pulsa en "Finalizar" en la parte superior de la pantalla.
