En nuestra guía sobre Introducción a las Acciones del módulo Zeper Kaizen, ya hemos comentado que la Validación de Acciones es el tercer y último paso del ciclo de vida de las acciones en el que un usuario confirma que la dicha Acción ha sido realizada y/o que su ejecución ha resultado efectiva para resolver un problema.
En el capítulo específico Validación de Acciones de Zeper Kaizen se indica que las acciones pueden crearse con la necesidad de validación, así como el usuario que deberá ejecutar dicha validación de forma ya preconfigurada en función del Plan de Acción al que pertenezcan. En el caso de las acciones correctivas que tienen su origen en una auditoría/inspección, esta configuración no establece en el Plan de Acción, si no que se establece en el Checklist.
Veamos los detalles de estas opciones:
Usar los Validadores del Plan como validador de Acciones Correctivas.
Como decíamos, la Validación de las Acciones Correctivas no viene definida según la configuración del Plan, sino por la configuración del Checklist. Esto se debe a que las Acciones Correctivas que derivan de una desviación/no conformidad se crean de forma automática en Zeper Audits, por lo que ya llegan a Zeper Kaizen con toda la configuración y campos definidos.
Por defecto, los Checklist de Zeper Audits están configurados de forma que las acciones correctivas deben ser validadas por uno de los Validadores del Plan de Acción al que pertencen. Así pues, si esta es nuestra situación no debemos modificar nada de la configuración del Checklist o, en su defecto, verificar la configuración. Para ello:
1. Accede al Formato o Lista de chequeo que corresponda.
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en "Checklists y Formatos".
- Selecciona el Tipo de Registro/Auditoría de la que quieras editar el formato o lista de chequeo.
2. Selecciona el formato del que quieras editar el valor de las respuestas.
Para ello:
- Selecciona el formato correspondiente
- Pulsa en la versión del formato que quieras editar.
- Pulsa en "Versionar" en la barra lateral derecha.
3. Establece a los Gestores del Plan como posibles validadores de las Acciones Correctivas
Para ello:
- Pulsa en la tarjeta con el título Hallazgos y acciones correctivas.
- Selecciona la opción "Usar los validadores del Plan" en el campo Método de validación de las acción correctiva.
- Pulsa en Finalizar para guardar los cambios (si los has hecho).
Establecer al Auditor como validador de las Acciones Correctivas.
Existe la posibilidad de que quieras que sea el propio auditor quién, una vez que el Responsable de llevar a cabo la acción correctiva confirme que ya la ha ejecutado, tenga que confirmar que efectivamente la acción se ha realizado y que ha resuelto el problema que él detectó en la auditoría/inspección. En este caso, el proceso es muy similar al anterior y sólo cambia la elección del último campo:
3. Establece a los Gestores del Plan como posibles validadores de las Acciones Correctivas
Para ello:
- Pulsa en la tarjeta con el título Hallazgos y acciones correctivas.
- Selecciona la opción "Usar al auditor como validador" en el campo Método de validación de las acción correctiva.
- Pulsa en Finalizar para guardar los cambios (si los has hecho).
Establecer al Responsable del área o entidad auditada como validador de las Acciones Correctivas.
Otra de las posibilidades es que quieras que sea el Responsable de la Entidad Auditada quién tenga que confirmar que efectivamente la acción se ha realizado y que ha resuelto el problema que él detectó en la auditoría/inspección. En este caso, el proceso es muy similar al anterior y sólo cambia la elección del último campo:
3. Establece a los Gestores del Plan como posibles validadores de las Acciones Correctivas
Para ello:
- Pulsa en la tarjeta con el título Hallazgos y acciones correctivas.
- Selecciona la opción "Usar al responsable de la entidad de la audit como validador" en el campo Método de validación de las acción correctiva.
- Pulsa en Finalizar para guardar los cambios (si los has hecho).
Desactivar la validación de Acciones Correctivas
La última de las posibilidades es que no quieras que ningún usuario tenga que validar las Acciones correctivas. En ese caso:
- Pulsa en la tarjeta con el título Hallazgos y acciones correctivas.
- Selecciona la opción "Sin validación" en el campo Método de validación de las acción correctiva.
- Pulsa en Finalizar para guardar los cambios (si los has hecho).