En el momento en que un usuario empieza a utilizar Zeper es muy probable que tenga varios ficheros Excel para el seguimiento de acciones de su departamento, equipo o acciones correctivas de incidencias, etc.. Para que todo el trabajo realizado previamente en dichos ficheros no tenga que lanzarse a la basura y puedas desde el primer momento aprovechar los beneficios que aporta Zeper para el seguimiento de acciones, es posible que importes dicho Excel y tú y tu equipo sigáis trabajando en esas mismas acciones a través de Zeper.
De modo que si lo que necesitas es importar un Plan, tan sólo debes seguir los siguientes pasos:
1. Crea un nuevo Plan de Acciones
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Planes de Acción.
- Una vez se muestre la lista completa de planes, pulsa en el botón Crear en la barra superior.
2. Establece los campos básicos del Plan de Acciones
Para ello:
- En las tarjetas General y Notificaciones, completa los campos requeridos:
- Establece el nombre del Plan de Acción.
- Asegúrate que la opción seleccionada en el campo Tipo es "Genérico".
- Selecciona al menos un gestor del plan.
- Configura las notificaciones y permisos según tus necesidades.
- Pulsa en Guardar.
3. Añade campos y columnas personalizadas a tu plan de acciones.
Opcionalmente, activa/desactiva columnas o directamente añade nuevos campos y columnas en tu plan de acción. Si quieres saber más detalles de cómo hacerlo, revisa la siguiente guía:
4. Inicia el proceso de importación
Una vez creado el plan en Zeper, debes iniciar el proceso de importación. Para ello:
- Pulsa en Importar Acciones en la barra superior de pulsadores.
4. Descarga y completa la plantilla de importación
Para ello:
- En la ventana emergente que aparece, pulsa en Descargar Plantilla Excel.
- Abre la plantilla descargada.
- Copia o escribe los datos en las celdas correspondientes, teniendo en cuenta que cada fila del Excel corresponde con una acción.
- Asegúrate que en el campo Responsable no hay ningún texto no reconocible. Para ello, puedes utilizar la lista de responsables que se muestra en la hoja 2 del Excel.
- Asegúrate que la fecha está en formato dd/mm/aaaa.
- Guarda los cambios realizados en el fichero.
- Cierra el fichero.
5. Importa la plantilla cumplimentada.
Para ello:
- Regresa a Zeper y en la ventana emergente anterior pulsa Adjuntar fichero.
- Utiliza el explorador de archivos para seleccionar tu Plantilla de Importación Cumplimentada hasta que se confirma la vinculación tornándose el área de color verde. A continuación, pulsa Importar.
- Revisa el control de errores de la pre-importación que hace Zeper.
- Si todo está correcto te aparecerá el texto "Si deseas continuar pulsa Guardar para crear tus acciones".
- En caso de que haya algún campo erróneo, Zeper te indicará la fila en la que se ha encontrado. Abre tu plantilla, corrige el error y repite los pasos a y b.
- Cuando todo esté correcto, pulsa Guardar.
6. Confirma que la importación se ha completado con éxito.
Para ello:
- Visualiza tus acciones en pantalla.
