La autotransferencia del informe de Audits a Zeper Docs es una forma fácil y sin esfuerzo de que pocos segundos después de finalizar un registro de parámetros o una auditoría, el informe de ésta puede estar disponible para el resto de usuarios en el Gestor Documental (Zeper Docs).
Sin embargo esta necesidad no aplica a todos los casos por lo que para poder beneficiarte de ella, deberás activarla. Así pues, si esta es una necesidad que puede ser interesante para tu caso, te recomendamos que revises esta guía:
En el caso de que ya hayas activado la autotransferencia de Audits a Zeper Docs, entonces tus usuarios tan sólo deberán seguir los siguientes pasos para completar el proceso.
¿Cómo autotransferir un informe de Audit a Zeper Docs?
Lo primero que debes tener en cuenta es que la autotransferencia de un informe de Audits a Zeper Docs es un proceso que, por defecto, debe lanzarse en el momento en que se finaliza una audit. Así pues, en el caso de que tengas la autotransferencia activa, cuando un usuario pulse en Finalizar Audit podrá confirmar la autotransferencia. Veamoslo paso a paso.
1. Finaliza un registro o audit.
Para ello:
- Pulsa en Finalizar en la barra de acciones de la pantalla de realización de la audit.
2. Confirma el proceso de autotransferencia e selecciona el lugar de Zeper Docs al que enviar el informe Audit.
En el caso en que tengas la autotransferencia activada, en la ventana emergente de confirmación de finalización de la audit, deberás confirmar y completar el proceso. Para ello:
- Confirma que quieres ejecutar la autotransferencia de la Audit a Zeper Docs, manteniendo activo el flag rojo.
- En caso de que no quieras ejecutar la autotransferencia (bien porqué se trata de una prueba o cualquier otro motivo), desactiva este flag.
- Selecciona a qué Tipo de Entidad de tu Sistema de Gestión Documental quieres enviar el informe de la audit.
- Ten en cuenta que únicamente podrás escoger entre: el tipo de entidad de la entidad auditada o bien uno de los tipos de entidad vinculados con alguna de las cabeceras personalizadas de la audit.
- Además, es imprescindible que estos Tipos de Entidad tengan activada la posibilidad de asumir documentación. De lo contrario, no aparecerán en el desplegable.
- Elige la entidad en concreto a la que quieres que se traspase el documento. Es decir, la entidad desde la que podrás ver el documento en Zeper Docs.
- Indica el Tipo de Documento del que será el documento generado.
- En el caso de que no exista ningún tipo de documento, Zeper creará uno automáticamente. Sólo debes tener en cuenta que deberás completar la configuración de este, es decir, especificar el flujo de aprobación, los gestores, etc.
- Pulsa en Aceptar.
3. (Opcional) Comprueba que el documento se ha creado y transferido correctamente.
Para ello:
- Accede a Zeper Docs y pulsa en Archivo > Repositorio por entidades.
- Pulsa sobre el Tipo de Entidad elegido en el paso 2b anterior.
- Pulsa sobre la entidad indicada en el paso 2c anterior.
- Comprueba que existe el documento.
- Abre el documento para ver el informe Audit.
