Una vez hemos subido un documento a Zeper y ha sido aprobado, el documento pasará a estar publicado y por lo tanto será visible para todos los usuarios autorizados a verlo. Bien porqué ésta llega al fin de su periodo de validez o bien porqué ha habido cambios en el contenido del documento en sí, lo más seguro es que en algún momento tenga que se renovado o versionado.
Así pues, en esta guía explicaremos los pasos para versionar un documento ya existente en Zeper.
Versionar un documento.
Ante la necesidad de renovar un documento es probable que dos usuarios que han recibido la solicitud de renovación de un documento acudan a realizar dicha versión, cada uno de ellos haga una nueva versión del mismo documento en paralelo y que finalmente el primera suba su nueva versión y que esta sea "pisada" por la versión del segundo. Para evitar esta situación Zeper Docs cuenta con un mecanismo de "Reservas de Versionado".
Para solicitar la reserva de versionado de un documento, sigue los siguientes pasos:
1. Solicita la reserva de modificación del documento.
- Busca y pulsa sobre el documento que deseas versionas hasta que veas su barra lateral de acciones.
- Pulsa en Desproteger y Modificar.
- Esto te establecerá como único usuario autorizado a subir una nueva versión del documento.
- De forma automática, se te descargará el archivo original para que puedas editarlo.
Mientas tanto, el resto de usuarios podrán seguir viendo y descargando el documento con normalidad. En este punto puede que te sea necesario saber qué usuarios ha reservado el versionado de un documento.
2. Sube y Protege la nueva versión del documento
Una vez hayas editado el documento y esté listo para volver a subirlo a Zeper, sigue la secuencia de pasos:
- Busca y pulsa sobre el documento que deseas versionas hasta que veas su barra lateral de acciones.
- Pulsa en Anotar y Proteger.
- Pulsa en Seleccionar archivo y selecciona el nuevo documento a subir a Zeper.
- Indica si este versionado supone un cambio de nivel o no
- Escribe los cambios realizados en el documento.
- Esta información ayudará al resto de usuarios a identificar más rápidamente los cambios en el documento.
- Pulsa Guardar.
Una vez hayas completado estos pasos, verás que aparece un nuevo símbolo en el documento. Este símbolo indica que existe una nueva versión del documento que está pendiente de aprobarse. Llegados a este punto, te recomendamos consultar la guía: ¿cómo aprobar la nueva versión de un documento?
