Uno de los objetivos de un Sistema de Gestión Documental es custodiar la documentación de un modo eficaz y asegurar la accesibilidad de éstos evitando la pérdida de documentos. Sin embargo Cuando una organización gestiona cientos, miles o decenas de miles de documentos es comprensible que algunos de estos caduquen, queden obsoletos o que directamente no se hayan insertado en el sistema de gestión.


Para dar solución a esta problemática están las Plantillas de Documentación Requerida.


¿Qué son las Plantillas de Documentación Requerida?


Las Plantillas de Documentación Requerida son el elemento esencial que hace que Zeper Docs sea algo más que un repositorio de documentos y nos ayude e indique qué documentos deberían estar en el sistema y no lo están. Son el elemento que permite saber a Zeper qué documentos debería haber en cada uno de los directorios del sistema.


Por comparación entre los documentos que debería haber en un repositorio y los que realmente hay, se es capaz de determinar la documentación faltante en ese repositorio/entidad. Haciendo esto a gran escala para todos los repositorios Zeper es capaz de listar los documentos faltantes de todo el sistema.



¿Cómo establecer una Plantilla de Documentación Requerida?


Definir y desplegar una Plantilla de Documentación Requerida es muy sencillo. Para ello tan sólo debes seguir la siguiente guía:


1. Crea la Plantilla de Documentación Requerida (PDR).


Para ello:


  1. Pulsa en Archivo > Plantillas Doc. Req.
  2. Pulsa en Crear.
  3. Establece el nombre de la Plantilla que vas a crear, p.e.: Documentación para Máquinas de Corte Láser:





2. Define la documentación requerida.

En este punto deberás pensar qué documentos quieres que sean los requeridos para el/los repositorios o entidades a las que vayas a aplicar esta PDR. A continuación:


  1. Pulsa en la tarjeta Documentación Requerida.
  2. Selecciona el Tipo de Documento que quieres que sea requerido para el/los repositorios o entidades a las que vayas a aplicar esta PDR. P.e.: "Ficha de Seguridad".
  3. Indica cuántos documentos de ese Tipo quieres que sean obligatorios. P.e. "1".
  4. Pulsa Añadir.



Repite este paso con todos los Tipos de Documento que quieras añadir hasta definir toda tu plantilla. P.e.:


¡IMPORTANTE! En este punto debes tener en cuenta que si estableces todos los documentos que podría haber en las entidades a la que vayas a aplicar esta PDR, Zeper te estará indicando que falta documentación en algunas de estas entidades cuando no tendría porqué ser así. Así pues, en este caso el enfoque es el contrario: no se trata de establecer todos los documentos que podría haber en este tipo de entidades/repositorios, sino establecer únicamente los tipos de documentos que van a tener que estar en TODAS estas entidades/repositorios.


3. Establece a qué entidades/repositorios aplica esta PDR.


Para ello:

  1. Pulsa en la tarjeta Entidades Vinculadas con esta Plantilla.
  2. Selecciona los Tipos de Entidad o Repositorios de los quieras seleccionar elementos.
  3. Selecciona los elementos en concreto a los que quieras aplicar esta PDR.
    1. Recuerda que sólo se aplicará la PDR a los elementos que permanezcan en la lista de la derecha.
    2. Para pasar un elemento de una lista a otra tan sólo debes pulsar sobre él.
    3. Puedes utilizar el filtro de búsqueda para ir más rápido a la hora de buscar un elemento.
    4. Si quieres seleccionar todos los elementos de un Tipo, presiona sobre el nombre en negrita del tipo.




4. Guarda tu PDR.


Para ello:

  1. Pulsa en Guardar.



5. (opcional) Comprueba la aplicación de tu PDR a un elemento/entidad.

Para comprobar la aplicación de la PDR a una entidad o elemento de repositorio accede a la lista de elementos de ese repositorio y verás que se a partir de ese momento se están requiriendo cierto número de documentos.



Asimismo, al asociar una PDR con una entidad/elemento, Zeper predefinirá los slots de documentación en su pantalla.