Uno de los aspectos más importantes de la Gestión Documental es asegurar la correcta distribución de los documentos para garantizar que cada trabajador tiene acceso a todos los documentos que su posición y perfil en el organigrama de la empresa requiere. No obstante, no todos los documentos a los que un trabajador tiene acceso son igual de importantes. Algunos serán esenciales dada su función en el día a día, mientras que otros no. Por este motivo, en Zeper existe la posibilidad de incluir dos niveles de relación de un usuario y un documento:
- Usuario con Derecho de Ver
- Usuario con Obligación de Ver
La diferencia entre estos dos niveles es, básicamente, que en el caso de la obligación el usuario recibirá alertas y se incluirá una marca sobre el archivo para indicar que debe visualizarlo.
Existen varios casos relacionados con la obligación de lectura de un Documento.
- Establecer el derecho de lectura a todos los empleados para todo los documentos de un tipo.
- Establecer la derecho de lectura a algunos empleados para todo los documentos de un tipo.
- Establecer la obligatoriedad de lectura para todos los empleados de un documento en concreto.
- Establecer la obligatoriedad de lectura para algunos empleados para un documento en concreto
Si te encuentras en alguna de las situaciones 1 o 2, simplemente busca tu caso y sigue los pasos. Si lo que necesitas es el Caso 3 o 4, entonces consulta esta Guía: ¿Cómo establecer qué usuarios tienen la Obligación de ver un documento en concreto?
Caso 1. Establecer el derecho de Lectura a todos los trabajadores y para todos los documentos de un Tipo.
En el caso que queramos establecer que todos los documentos de un Tipo deben ser visibles para todos los empleados, bastará con que lo indiquemos en la configuración del Tipo de Documento.
Para ello:
1. Accede al Tipo de Documento que quieras parametrizar
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Archivo y a continuación en Tipos de Documento.
- Pulsa en el botón "Editar" en el tipo de documento en el que quieras establecer el derecho de lectura.
2. Establece el derecho de lectura para todos los usuarios
Para ello:
- En el apartado Lectura y Visualización despliega la tarjeta Usuarios autorizados a ver los documentos.
- Revisa que la opción Especificar usuarios en cada documento de este tipo está desactivada.
- En realidad no es obligatorio que esta opción esté desactivada ya que el hecho de que esté desactivada sólo asegura que, una vez subido un documento, la lista de usuarios con lectura obligatoria de un documento en concreto no podrá ser modificada.
- Sin embargo, aunque esta opción esté activada, en el momento en que se sube un documento nuevo, será de lectura obligatoria para todos los usuarios que estén marcados en el punto c.
- Pulsa en la opción Departamento para traspasar todos los departamentos a la lista de la derecha.
- Todo usuario debe pertenecer a un departamento, por lo que si se establece que estos documentos son de lectura obligatoria para los usuarios de cualquier departamento, en consecuencia el documento será obligatorio para todos los usuarios actuales y futuros de Zeper.
¡Importante! Si dejas la lista de la derecha en blanco, Zeper entenderá que los documentos de este tipo son visibles para todos los usuarios.
3. Guarda los cambios en el Tipo de Documento
Para ello:
- Pulsa en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Caso 2. Establecer el derecho de Lectura a algunos trabajadores para todos los documentos de un Tipo.
En el caso que queramos establecer que todos los documentos de un Tipo deben ser visibles para únicamente algunos empleados, bastará con que lo indiquemos en la configuración del Tipo de Documento.
Para ello, sigue los siguientes pasos:
- Sigue los pasos definidos en el Caso anterior hasta el punto 2c.
- En el punto 2c, pulsa sobre los usuarios o grupos de usuarios concretos que quieres que tengan el derecho de leer todos los documentos de ese Tipo.
- Guarda los cambios en el Tipo de Documento.
