Como comentábamos en la primera parte de esta Guía, uno de los aspectos más importantes de la Gestión Documental es asegurar la correcta distribución de los documentos para garantizar que cada trabajador tiene acceso a todos los documentos que su posición y perfil en el organigrama de la empresa requiere. No obstante, no todos los documentos a los que un trabajador tiene acceso son igual de importantes. Algunos serán esenciales dada su función en el día a día, mientras que otros no. Por este motivo, en Zeper existe la posibilidad de incluir dos niveles de relación de un usuario y un documento:
- Usuario con Derecho de Ver
- Usuario con Obligación de Ver
La diferencia entre estos dos niveles es, básicamente, que en el caso de la obligación el usuario recibirá alertas y se incluirá una marca sobre el archivo para indicar que debe visualizarlo.
Existen varios casos relacionados con la obligación de lectura de un Documento.
- Establecer la obligatoriedad de lectura a todos los empleados para todo los documentos de un tipo.
- Establecer la obligatoriedad de lectura a algunos empleados para todo los documentos de un tipo.
- Establecer la obligatoriedad de lectura para todos los empleados de un documento en concreto.
- Establecer la obligatoriedad de lectura para algunos empleados para un documento en concreto
Si te encuentras en alguna de las situaciones 3 o 4, simplemente busca tu caso y sigue los pasos. Si lo que necesitas es el Caso 1 o 2, entonces consulta esta Guía: ¿Cómo establecer qué usuarios tienen la Obligación de ver los documentos de un Tipo?
Caso 3. Establecer la Obligatoriedad de Lectura a todos los trabajadores para un documento en concreto.
En el caso que queramos establecer que todos los empleados deberán visualizar un documento en concreto, bastará con que sigamos los pasos siguientes:.
Para ello:
1. Asegúrate que el Tipo de Documento permite la configuración específica de Lectura y Visualización para cada documento.
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Archivo y a continuación en Tipos de Documento.
- Pulsa en el botón "Editar" en el tipo de documento en el que quieras editar la obligatoriedad de lectura.
- En el apartado Lectura y Visualización despliega la tarjeta Usuarios para los que es una lectura obligatoria.
- Revisa que la opción Especificar usuarios en cada documento de este tipo está activada.
2. Busca el documento concreto para el que quieras establecer la obliga
Para ello:
- Utiliza el Buscador de Documentos, el repositorio de archivos o el árbol de documentos para encontrar el documento del que quieres especificar que es de lectura obligatoria para todos los documentos.
3. Configura la lectura obligatoria de ese documento para todos los empleados.
Para ello:
- Pulsa sobre el documento en cuestión (1 click) para hacer que se muestre la barra lateral derecha.
- Pulsa en Lectura y Visualización.
- En la ventana emergente que aparece, pulsa en el título en negrita Departamento para traspasar a la lista de la derecha todos los departamentos.
- Pulsa en Guardar para salvar los cambios y cerrar la ventana emergente.
4. (Opcional) Comprueba que el documento es obligatorio para todos los empleados.
Para ello:
- Recarga, si es necesario, la página de Zeper (Ctrl+R o F5) y comprueba que se visualiza el indicador de obligatoriedad.
Caso 4. Establecer la Obligatoriedad de Lectura a algunos trabajadores para todos los documentos de un Tipo.
En el caso que queramos establecer que todos los documentos de un Tipo deben ser visibles para únicamente algunos empleados, bastará con que lo indiquemos en la configuración del Tipo de Documento.
Para ello, sigue los siguientes pasos:
- Sigue los pasos definidos en el Caso anterior hasta el punto 2c.
- En el punto 3c, pulsa sobre los usuarios o grupos de usuarios concretos que quieres que tengan la obligación de leer ese documento en concreto.
- Pulsa en Guardar.
