Como hemos comentado en la guía y página principal sobre Acciones "Conceptos clave sobre Acciones", la Validación es el último paso antes de dar por cerrada definitivamente una Acción. No obstante, es importante recordar que, aunque Zeper prestablece que todas las acciones deben ser validadas por uno de los Gestores del Plan de Acción al que pertenecen, la Validación de la Acción no es obligatoria y que este paso puede omitirse desactivando la opción de "Validación requerida".
Configuración por defecto de un Plan de Acción.
Omitir la Validación de la Acción
Existen dos formas para evitar la validación de las acciones:
- Desactivar, específicamente para una Acción en concreto, la opción de "Validación Requerida" en la barra lateral de una acción.
- Consulta la guía ¿Cómo desactivar la Validación de una acción en concreto? para ver cómo hacerlo paso a paso.
- Modificar la configuración del Plan de Acción para indicar que, por defecto, las Acciones del Plan no se van a tener que validar.
- De hacerlo, las acciones de ese plan aparecerán por defecto con la opción "Validación Requerida" desactivada.
- Consulta la guía ¿Cómo activar/desactivar la validación por defecto de las acciones de un plan? para ver cómo hacerlo paso a paso.
En el caso de que hayas decidido mantener activa la Validación de la Acción activa, el siguiente paso será decidir qué usuario o usuarios deben realizarla la validación.
Establecer al Validador de la Acción
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de establecer al Validador de la Acción es que este puede no ser un único usuario, es decir, que se puede establecer a varios usuarios para llevar a cabo la validación de la acción. También debes tener en cuenta que aunque selecciones a varios usuarios para realizar la validación únicamente será necesario que valide uno de ellos. Por este motivo a todos los usuarios que selecciones para ello se les llama "Posibles Validadores", porqué todos pueden hacerlo pero sólo lo hará uno de ellos.
De la misma manera que en el caso anterior, existen dos formas de establecer al Validador de la Acción:
- Indicar específicamente en la Acción en concreto cuáles son los usuarios que podrán actuar como validadores, es decir: establecer los posibles validadores de la acción.
- Es importante tener en cuenta que, aunque puedas seleccionar a varios usuarios como "posibles validadores" de una acción, sólo será necesario que intervenga uno de ellos.
- Consulta la guía ¿Cómo modificar los posibles validadores de una acción en concreto? para ver cómo hacerlo paso a paso.
- Modificar la configuración del Plan de Acción para indicar que, por defecto, las Acciones del Plan no se van a tener que validar.
- De hacerlo, las acciones de ese plan tendrán, por defecto, establecidos uno o más posibles validadores.
- Consulta la guía ¿Cómo establecer al Validador/es por defecto de las acciones de un Plan? para ver cómo hacerlo paso a paso.
Establecido/s al Validador/es de la Acción, el siguiente paso es notificar a estos usuarios que deben validar una acción en concreto.
Notificar la Validación de una Acción
Cuando el Responsable de una acción pulse sobre la opción "Acción Realizada" Zeper enviará un correo electrónico a todos los usuarios que estén seleccionados en el campo "posibles validadores" de dicha acción. Dicho correo tiene el siguiente aspecto.
En dicha notificación se incluye un enlace directo a la acción; no obstante, es muy probable que este en el momento en que se recibe este correo electrónico ninguno de los validadores pueda ejecutar la acción. Para evitar que la pérdida o borrado de este correo conlleve que la validación no se lleve a cabo, Zeper incluye formas de recordar que la validación están pendiente.
Mostrando la lista de acciones pendientes de validar por parte de un usuario
Un usuario tiene dos formas de ver la lista de acciones que tiene pendientes de validar:
- En la pantalla "Mis Actividades Pendientes", dónde se le muestra una lista reducida de las acciones pendientes de validar.
- En la pantalla "Mis Acciones" en la columna "Pendiente Validar".
Llegados a este punto, sólo queda que el usuario validador realice la validación de la acción en sí.
Validando la Acción
Aunque la validación de la acción se puede realizar desde la barra lateral de una acción o desde la pantalla de detalles de la Acción, el proceso es exactamente el mismo.
En esencia, el Validador deberá indicar si valida o rechaza la acción y podrá añadir sus comentarios/observaciones. Te sugerimos revisar esta guía para tener todos los detalles acerca de cómo validar una acción.