En Zeper Docs, un documento es mucho más que un archivo físico como lo puede ser un archivo .pdf, .docx, .xlsx, etc. En Zeper Docs, un documento es un objeto o elemento que relaciona hasta dos archivos físicos y un conjunto de metadatos.
¿Cuál es la diferencia entre archivo y documento?
Supongamos que tenemos un archivo, p.e. un archivo .pdf con el título "procedimiento.pdf".
Este es un archivo físico que podemos cargar en Zeper Docs. Cuando lo hagamos, una copia del archivo físico se guardará un el repositorio protegido de archivos de Zeper y a la vez se creará un registro de nuevo documento en la base de datos. Este registro contendrá algunos datos relacionados con este archivo como p.e.: quién lo cargó, a qué hora, qué categoría se le atribuyó, quién lo puede ver, etc..
Esta combinación de archivo y metadatos del archivo, es lo que define en Zeper un documento.
¿Se puede tener más de un archivo asociado a un documento?
Sí, en Zeper un documento puede estar relacionado con hasta dos archivos. La razón de esto, es porqué Zeper únicamente permite visualizar sin descarga archivos en formato .pdf, videos e imágenes. El resto de formatos de archivo admitidos deben ser descargados y abiertos con sus respectivos programas (Word, Excel,...) para poder leerlos/verlos.
Esto normalmente conlleva a que los gestores de documentos tengan que convertir a un formato de archivo visualizable desde Zeper los archivos originales. Como consecuencia, estos gestores se encontraban con que por un lado tenían en .docx dónde habían redactado el procedimiento, instrucción,.. que se guardaba en carpetas o repositorios compartido, y por otro lado el .pdf que se carga en Zeper para que el resto de compañeros pueda verlo.
Con el fin de alojar todos los archivos en un único lugar, Zeper incorporó la posibilidad de tener ambos archivos vinculados al mismo documento. El primero de ellos se carga en el momento en creación de un documento; y el segundo se puede cargar (no es obligatorio) en el momento en que se solicita la publicación del documento. Por este motivo en la aplicación se denominan "Archivo original" y "Archivo visualizable".
Así pues, el esquema anterior quedaría de la siguiente forma:
