En el momento en que se solicita la aprobación de un documento el usuario debe obligatoriamente establecer el periodo de validez del documento.
¿Qué es el Periodo de Validez de un documento?
El periodo de validez del documento no es otra cosa que el periodo de tiempo durante el cuál dicho documento estará en estado activo (publicado) y por lo tanto será accesible para todos los usuarios que tengan derecho de lectura de este. Este periodo viene definido por dos fechas: fecha de inicio del periodo de validez y la correspondiente fecha fin.
Como se ha comentado, el periodo de validez del documento se establece en el momento de solicitar la aprobación del documento.
¿Cómo se define el periodo de validez de un documento?
Para que un documento sea accesible para los usuarios, se deben cumplir dos condiciones:
- Que el documento haya superado el flujo de aprobación.
- Que la fecha actual esté comprendida dentro del periodo de validez.
Si alguna de las dos condiciones no se cumple, el documento no se puede visualizar. Así pues:
¿Qué ocurre si un documento ha superado el flujo de aprobación pero la fecha actual es inferior a la fecha de inicio del periodo de validez?
- El documento se encuentra en estado Inactivo y por lo tanto no es visualizable. En el momento en que la fecha actual sea igual a la fecha de inicio del periodo de validez, el documento pasará automáticamente a estado "Activo" y por lo tanto estará accesible.
¿Qué ocurre si la fecha actual es superior a la fecha de inicio del periodo de validez pero el documento no ha sido aprobado?
- Pese a que los días durante los que en principio el documento debería ser visible se van consumiendo, el documento no es visible porqué todavía no ha sido aprobado.
En este segundo caso, la consecuencia del retraso en la aprobación del documento es que hay una pérdida de los días durante los cuáles el documento estará accesible en relación con la cantidad de días que debería estarlo según el periodo de validez indicado en el momento de hacer la solicitud de aprobación.
Para evitar la situación anterior, existen dos formas de establecer el periodo de validez en el momento de lanzar la solicitud de aprobación.
- Opción A: fijando la fecha de inicio y de fin del periodo.
- Opción B: estableciendo un periodo que empezará a contar desde el momento en que esté aprobado el documento.
El solicitante de la aprobación deberá elegir una de estas dos formas en el momento de lanzar su solicitud.
Opción A: periodo de validez fijo
En el momento de realizar la solicitud de aprobación, el usuario debe especificar la fecha de inicio del periodo de validez y, opcionalmente la fecha de fin del periodo de validez (en caso de no definir esta última, Zeper asignará automáticamente la fecha de inicio + 10 años).
Opción B: periodo de validez relativo a la aprobación.
En el momento de realizar la solicitud el usuario tan sólo deberá establecer la cantidad de días que desea que el documento esté activo. Esto cantidad de días se empezará a contar en el momento en que el documento se apruebe.
Preasignación del Periodo de Validez
Es frecuente que los documentos tengan unos periodos de validez según el tipo de documento que es, p.e.: Validez de los procedimiento, 5 años; validez de las instrucciones: 3 años, etc.
Siendo así y con el objetivo de evitar errores en la asignación del periodo de validez de los documentos a la hora de realizar la solicitud, se puede establecer un periodo de validez por defecto a los documentos en la configuración de la tipología.
Esta preasignación del periodo de validez servirá para que Zeper realice una sugerencia a la hora de lanzar la solicitud de aprobación del documento. No obstante, el usuario podrá cambiar la propuesta realizada según considere.