Uno de los objetivos de Zeper es ayudar al máximo a que las compañías logren que sus trabajadores estén al corriente de nuevos estándares, procedimientos, instrucciones y demás documentos que formen parte del Sistema Documental. Especialmente si estos documentos son necesarios para la posición que ocupa un trabajador. Por este motivo, Zeper cuenta con el concepto de "Obligatoriedad de lectura", que permite hacerle saber a un documento que tiene la obligación de leer un documento. Zeper logra comunicarlo esto de distintas formas:
- En la lista/notificación que aparece en la pantalla de "Mis Actividades Pendientes"
- Lista de documentos "Mis documentos obligatorios" y "Mis lecturas pendientes".
- Punto rojo/verde en la tarjeta de un documento.
Estas 3 formas de comunicación son aplicables cuando el usuario ya está dentro de Zeper, por lo que una pregunta frecuente es ¿existe alguna forma de comunicar a los trabajadores que tienen la obligación de leer un documento sin que tengan que entrar en Zeper para saberlo?
La respuesta es: SI.
Zeper cuenta con un automatismo que envía un correo electrónico informando de nueva lectura obligatoria pendiente.
| ¿De qué se informa en el correo? | ¿Quién recibe este correo? | ¿Cuándo se envía el correo? |
| Se informa de la existencia de un nuevo documento (o versión nueva de un documento) que se tiene la obligación de leer. | Lo reciben todos los usuarios que tienen la obligación de leer el documento. Además de eso se deben cumplir las siguientes condiciones:
| El correo se envía cuando el documento pasa a estado "Activo" es decir, como consecuencia de la obtención del último OK del flujo de aprobación. |
Activación del parámetro de envío del correo
En muchos casos, este correo no es necesario que se envíe. En otros en cambio sí. Por este motivo, es decisión del gestor del tipo de documento decidir si quiere que los usuarios reciban esta notificación. Para ello, se dispone de un parámetro de configuración que debe ser activado. Para ello:
1. Busca y accede a la configuración de la tipología de documentos a la que incorporar la marca de agua.
Para ello:
- En la barra lateral de Zeper Docs, pulsa en Archivo > Tipos de Documento.
- A continuación, utiliza el scroll vertical o el buscador para encontrar la tipología de la que quieres establecer la marca de agua.
- Accede a la configuración de dicha tipología.
2. Activa la notificación de lectura obligatoria pendiente.
Para ello:
- Despliega la tarjeta Usuarios para los que es una lectura obligatoria en el apartado "Lectura y visualización".
- En el apartado Marca de agua por defecto, escribe el texto que quieras incluir como marca de agua.
3. Guarda los cambios.
Para ello:
- Pulsa en Guardar en la parte superior de la pantalla.
