Si por tu proceso tienes la necesidad de realizar auditorías e inspecciones con una frecuencia relativamente alta (p.e. menos de una semana o quince días), es posible que te encuentres en la situación de que en una auditoría/inspección se detecta una desviación o no conformidad que ya se detectó en la auditoría anterior y cuya acción correctiva todavía no ha sido implementada, ¿cierto?.
Dado que es posible que estas no conformidades requieran acciones correctivas distintas (Zeper no puede saber que el motivo de la no conformidad en la auditoría 2 es exactamente el mismo motivo de la no conformidad de la auditoría 1), Zeper abre una nueva (segunda) acción en el Plan de Acción. Consecuentemente, en el Plan de Acción habrán dos acciones que serían la misma o, mejor dicho, que tras finalizar una, la otra también quedaría resuelta.
Pues bien, esa situación es la que solventan el uso de los Grupos de Acción.
¿Qué son los Grupos de Acciones?
Un Grupo de Acciones es una forma de gestionar más de una acción simultáneamente. A partir del momento en que varias acciones estén agrupadas se comportarán como una única, es decir, en el momento en que se cambie el plazo de una se cambiará el plazo de todas; en el momento en que se establezca el responsable se establecerá el responsable de todas; y, evidentemente, cuando se finalice una, se finalizarán todas las acciones del grupo.
¿Cómo agrupar dos o más acciones?
Lo primero que debes tener en cuenta es que únicamente se pueden agrupar dos acciones que pertenecen al mismo Plan de Acción, por lo tanto, todo lo referente a la creación de grupos lo encontrarás dentro de cada plan de acciones. Concretamente sigue estos pasos para poder crear un Grupo de Acciones:
1. Accede al Plan de Acción en el que quieres agrupar acciones.
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Planes de Acción, y luego Lista de Planes.
- Si es necesario utiliza los filtros para buscar el Plan de Acción en cuestión.
- Una vez lo hayas encontrado, pulsa en cualquier punto de la tarjeta de dicho plan.
2. Accede y revisa la lista de Grupos del Plan de Acción
Para ello:
- Pulsa en Mostrar Grupos en la parte derecha de la barra de acciones.
- Revisa, si es necesario los grupos de acciones ya existentes para descartar que el grupo que ibas a crear ya existe.
3. Crea el Grupo de Acciones
Para ello:
- Pulsa en Crear Grupo Acciones.
- Selecciona las acciones del Plan que quieras agrupar.
- Ten en cuenta que las acciones que ya están cerradas no es posible incluirlas en el grupo.
- Si es necesario, utiliza los filtros o las páginas de la tabla para encontrar la acción que necesitas.
- Cuando hayas seleccionado las acciones pulsa en + Crear.
- Completa los campos de la ventana emergente
- Los textos y elecciones en los desplegables que hagas, se traspasarán automáticamente a todas las acciones del Grupo.
- Elimina las acciones que hayas reconsiderado incluir en el grupo si es necesario.
- Pulsa en Aceptar para finalizar la creación del grupo.
4. (Opcional) Comprueba que el Grupo de Acciones se ha creado correctamente
Para ello:
- Pulsa en Mostrar Grupos.
- Confirma que el grupo creado aparece en la lista de grupos del Plan de Acciones.
También podrás verlo directamente en el Plan de Acción si tienes activa la columna Nº Grupo.
¿Cuando creo un Grupo de Acciones pierdo trazabilidad?
¿Cómo editar/modificar un Grupo de Acciones?
Una vez hayas creado el Grupo de Acciones, podrás editarlo sin ningún tipo de restricción, es decir: podrás añadir o retirar acciones del grupo, cambiar el responsable, el plazo o directamente eliminar el Grupo. Para saber más sobre cómo operar un Grupo de Acciones revisa la siguiente guía:
Otras lecciones relacionadas con los Grupos de Acciones
Otras guías y lecciones relacionadas con los Grupos de Acciones y que podría ser interesante que revisaras son: