La generación de acciones en Zeper Kaizen puede ser muy extensiva, especialmente a partir de la R.3.4.71, pudiendo alcanzar cotas métricas de miles de acciones al año. Con cifras tan elevadas de acciones, se hace patente la necesidad de tener un Buscador central que ayude a poner un poco de luz.
Como su propio nombre indica el Buscador de Acciones tiene como principal finalidad buscar y encontrar acciones. Pese a ello, pueden existir algunas dudas que pretendemos resolver en esta guía. Empecemos!
¿Qué es el Buscador de Acciones?
El Buscador de Acciones es un entorno de Zeper Kaizen en el que se pueden hacer búsquedas de acciones en todos los planes de acción de Zeper. Sean del tipo que sean; es decir: dada una búsqueda en concreto el Buscador mostrará todas las acciones que apliquen a esa búsqueda pertenezcan al Plan de Acción al que pertenezcan, tanto si es un Plan de Acción del tipo "No Conformidad Audits/CCP", como si es un plan de acción derivado de una issue de Problem Solving, una acción derivada de una Lección Aprendida, etc. La búsqueda se hace en todo Zeper.
¿Qué puedes ver en el Buscador de Acciones?
Zeper Kaizen es una herramienta colaborativa entre el personal de la empresa con la que, manteniendo cierto nivel de confidencialidad, se permite el acceso a la información. Siendo así y tal y como se indica en la guía Acciones: introducción y conceptos clave, en el Buscador se sigue el mismo criterio de confidencialidad que en los Planes de Acción, es decir: un usuario que haga uso del Buscador de Acciones podrá ver cualquier Acción del sistema aunque sólo podrá ver los detalles de esta si es Gestor del Plan de Acción al que pertenece. Así pues:
En el Buscador de Acciones se mostrarán todas la acciones (coincidentes con los criterios de búsqueda) de todos los planes de Acción de Zeper independientemente de si el usuario es Gestor o no.
- En el caso en que el usuario sea Gestor del Plan al que pertenece una acción podrá acceder a los detalles de la acción y gestionarla directamente desde el Buscador.
- En el caso en que el usuario NO sea Gestor del Plan al que pertenece una acción, tan sólo podrá ver su card, pero no gestionarla ni hacer acciones sobre ella.
¿Quién puede hacer uso del Buscador de Acciones?
Sólo los usuarios que estén en posesión del permiso "Gestión" en la skillmatrix de Zeper Kaizen podrán acceder al Buscador de Acciones.
¿Cómo utilizar el Buscador de Acciones?
Hacer uso del Buscador de Acciones es muy sencillo. Sólo tienes que acceder a él directamente desde la barra lateral de Zeper Kaizen y lanzar una búsqueda.
- Pulsa en Acciones > Buscador de Acciones en la barra lateral de Kaizen.
- Pulsa en Buscar para obtener los primeros resultados.
A continuación Zeper te mostrará las acciones coincidentes con los filtros por defecto, que son:
- Acciones creadas en los últimos 6 meses.
- Acciones abiertas (pendiente del Responsable o pendiente del Validador).
A continuación puedes modificar los filtros de búsqueda para obtener resultados diferentes. En relación con estos filtros de búsqueda:
- Puedes ver acciones ya cerradas utilizando el filtro de estado y seleccionando las opciones "Cerrada dentro de Plazo" y "Cerrada fuera de plazo".
- Puedes aplicar un filtro de Responsable de la acción. En dicho filtro se diferencia entre usuarios subordinados y usuarios no subordinados. De esta forma es más fácil aplicar un filtro de las acciones de todos los subordinados de un usuario.
- Puedes hacer una búsqueda por etiquetas utilizando el campo "Etiquetas", lo que te mostrará todas las acciones que contengan una etiqueta que coincida con el texto escrito.
- Puedes hacer una búsqueda por palabras utilizando el campo "Buscador por palabras", lo que te mostrará todas las acciones que contengan la palabra escrita en la descripción de la acción.
IMPORTANTE: Modifica el rango de fechas del filtro "Fecha Creación" para hacer búsquedas más amplias.
Formatos en los que ver los resultados de búsqueda
El Buscador de Acciones ofrece 4 formatos o estructuras de visualización de los resultados de la búsqueda. Puedes elegir la estructura pulsando en Estructura en la barra de acciones de la pantalla.
Las estructuras disponibles son las siguientes:
#1. Columnas por estado.
Esta es la estructura que se muestra por defecto. En ella, se dispone una columna por cada uno de los estados en los que hay acciones (puedes recordar los distintos estados en la guía Acciones: introducción y conceptos clave).
A destacar sobre esta estructura es que la columna de un estado únicamente se muestra si hay acciones en ella. Es decir, no se muestra nunca una columna vacía.
#2. Listado vertical.
Esta estructura es, posiblemente la menos práctica, ya que el número de acciones que puedes ver de un vistazo es menor. No obstante, en algunos casos puede ser útil. Con esta estructura las acciones se muestra en formato lista.
#3. Kanban por usuario.
En la estructura de Kanban por usuario las acciones se muestran en el interior de las celdas que forman una matriz en la que en el eje vertical se disponen los usuarios, y en el eje horizontal la semana en la que vence/venció el plazo establecido para cada acción.
#4. Kanban por departamento.
Esta estructura es muy similar a la anterior, sólo que en lugar de utilizar a los usuarios en el eje vertical, se utilizan los departamentos a los que pertenece el Responsable de cada Acción.
