En el primer capítulo de este manual sobre las Acciones, conceptos clave sobre la gestión de Acciones, ya mencionamos que las Acciones son un elemento fundamental de Zeper pues están presentes en todos los bloques del módulo: ideas de mejora, lecciones aprendidas, Problm Solving, Reclamaciones, etc. y consecuentemente, la cantidad de acciones en manos de un usuario puede ser elevada.
Zeper cuenta con un conjunto de notificaciones por correo asociadas a las Acciones, aun así a medida que la cantidad de acciones va creciendo a los usuarios les puede costar mantenerse al día con todas las Acciones a partir de los correos recibidos. Por este motivo, existe la pantalla "Mis Acciones".
¿Qué puedes ver en "Mis Acciones"?
"Mis Acciones" es un pantalla en la que el usuario puede acceder de forma fácil y rápida a una lista de Acciones con las que él/ella ha estado relacionado. Estas listas cambian en función de los filtros que el usuario aplique, pero la lista que por defecto Zeper muestra al usuario incluye:
Acciones creadas en los últimos 6 meses y de las que el usuario tenga pendiente realizar alguna acción: bien Realizar la Acción como Validar la Acción. Puedes comprobarlo pulsando en la tarjeta filtros y verificando que:
- Fecha de Creación filtrará por los últimos 6 meses.
- Estado filtrará por "Acciones pendientes de realizar" + "Acciones pendientes de cerrar".
Sin embargo, aplicando un conjunto de filtros diferentes puedes obtener listados distintos. P.e. la Lista de Acciones ya realizadas/completadas por un usuario, que se podría obtener aplicando los filtros:
- Fecha de Creación filtrará por los últimos 12 meses.
- Estado filtrará por "Acciones cerradas".
Tras pulsar Buscar te mostraría el total de acciones realizadas en ese periodo.
¿Quién puede hacer uso de "Mis Acciones"?
Todos los usuarios que tengan licencia de uso de Zeper Kaizen tienen acceso a "Mis Acciones" de forma prestablecida. No se requiere ningún permiso de Skillmatrix ni ninguna autorización específica.
¿Cómo utilizar la lista de "Mis Acciones"?
Hacer uso del entorno "Mis Acciones" es muy sencillo. Sólo tienes que acceder a él directamente desde la barra lateral de Zeper Kaizen y lanzar una búsqueda.
- Pulsa en Mis Acciones en la barra lateral de Kaizen.
- Pulsa en Buscar para obtener los primeros resultados.
A continuación Zeper te mostrará las acciones coincidentes con los filtros por defecto, que son:
- Acciones creadas en los últimos 6 meses.
- Acciones abiertas (de las que eres el Responsable o eres uno de los posibles validadores).
A continuación puedes modificar los filtros de búsqueda para obtener resultados diferentes. En relación con estos filtros de búsqueda:
- Puedes ver acciones ya cerradas utilizando el filtro de estado y seleccionando las opciones "Cerrada dentro de Plazo" y "Cerrada fuera de plazo".
- Puedes aplicar un filtro de Responsable de la acción. En dicho filtro se diferencia entre usuarios subordinados y usuarios no subordinados. De esta forma es más fácil aplicar un filtro de las acciones de todos los subordinados de un usuario.
- Puedes hacer una búsqueda por etiquetas utilizando el campo "Etiquetas", lo que te mostrará todas las acciones que contengan una etiqueta que coincida con el texto escrito.
- Puedes hacer una búsqueda por palabras utilizando el campo "Buscador por palabras", lo que te mostrará todas las acciones que contengan la palabra escrita en la descripción de la acción.
IMPORTANTE: Modifica el rango de fechas del filtro "Fecha Creación" para hacer búsquedas más amplias.
Formatos en los que ver los resultados de búsqueda
Mis Acciones ofrece 4 formatos o estructuras de visualización de los resultados de la búsqueda. Puedes elegir la estructura pulsando en Estructura en la barra de acciones de la pantalla.
Las estructuras disponibles son las siguientes:
#1. Columnas por estado.
Esta es la estructura que se muestra por defecto. En ella, se dispone una columna por cada uno de los estados en los que hay acciones (puedes recordar los distintos estados en la guía Acciones: introducción y conceptos clave).
A destacar sobre esta estructura es que la columna de un estado únicamente se muestra si hay acciones en ella. Es decir, no se muestra nunca una columna vacía.
#2. Listado vertical.
Esta estructura es, posiblemente la menos práctica, ya que el número de acciones que puedes ver de un vistazo es menor. No obstante, en algunos casos puede ser útil. Con esta estructura las acciones se muestra en formato lista.
#3. Kanban por usuario.
En la estructura de Kanban por usuario las acciones se muestran en el interior de las celdas que forman una matriz en la que en el eje vertical se disponen los usuarios, y en el eje horizontal la semana en la que vence/venció el plazo establecido para cada acción.
#4. Kanban por departamento.
Esta estructura es muy similar a la anterior, sólo que en lugar de utilizar a los usuarios en el eje vertical, se utilizan los departamentos a los que pertenece el Responsable de cada Acción.
