En los centros de producción con mayor presencia de cultura y metodologías de mejora continua es habitual encontrar una organización de planta basada en Unidades Productivas Autónomas (UPAs o UAPs). Como su nombre indica estas UPAs son zonas de producción más reducidas pero que operan de forma autónoma las unas de las otras. Cuando una planta está organizada en UPAs, lo más probable es que cuente con un sistema de comunicación en planta basado en reuniones de Fast Response o Reuniones TOP20/60.
Las reuniones TOP20 son reuniones diarias en las que el Supervisor de la UAP revisa con el/los líderes de producción lo acontecido durante el/los turnos anteriores y realizan un shooting de acciones para establecer solucionar los problemas detectados durante la producción. Las reuniones TOP60, son reuniones semanales en las que el Supervisor de la UAP junto con los líderes de la UAP y los líderes de los departamentos de soporte repasan los indicadores productivos y hacen seguimiento de las acciones abiertas en las reuniones TOP20.
Con este modelo de comunicación y resolución de problemas en planta en mente, es más fácil entender que son los Tasks Boards, pues directamente pretenden ser la herramienta de soporte tras estas reuniones.
¿Qué es un Task Board y para qué sirve?
Un Task Board es un Tablero Kanban en el que se visualizan un conjunto de Acciones que pertenecen a distintos Planes de Acción.
Usualmente se utilizan como el Tablero de las UAPs en el que se reflejan todas las acciones a realizar por los miembros de la UAP. De esta forma, el sistema de comunicación en planta está digitalizado, es accesible por todos los miembros en cualquier momento y el seguimiento automatizado. Sin embargo, la principal ventaja de utilizar los Tasks Boards de Zeper está en los automatismos, pues los UAP Tasks Boards se mantendrán actualizados de forma automática a medida que el resto de iniciativas de planta vayan teniendo lugar (auditorías de proceso, implantación de ideas de mejora, inspecciones de seguridad, 5S, etc.) y se vayan creando las acciones en el sistema.
¿Cómo funciona un Task Board?
A medida que las distintas iniciativas de calidad y mejora continua tengan lugar en planta se irán creando acciones a realizar y estas acciones se distribuirán en los distintos UAP Tasks Boards según la configuración de cada uno de ellos. (ver guía ¿cómo configurar un UAP Task Board?). Un esquema de funcionamiento sería el siguiente:
En la configuracion de cada Task Board se establecen los criterios que se deben cumplir para que una Acción sea incluida en un Task Board. En esencia estos criterios pueden ser:
| Origen | Establecer el origen de las Acciones permitirá decidir qué acciones se quieren incluir en un Task Board y cuáles no. Por ejemplo: se puede establecer que las acciones derivadas de las ideas de mejora sí sea visibles en un Task Board, pero que las acciones derivadas de los Talleres Kaizen no se incluyan en el Task Board. De este modo, cada Task Board incluirá aquello que sea requerido. |
| Entidades asociadas | Establecer las entidades (normalmente máquinas o referencias) es una forma de asegurar que sólo las acciones vinculadas con esas entidades se visualizan en un Task Board. Es una forma de aplicar un filtro a los distintos orígenes de las acciones y que, p.e. sólo se vean en un UAP Task Board las acciones correctivas de las auditorías de proceso detectadas en determinadas máquinas y no las de otra zona de la planta. |
| Responsable | Esta es una forma de establecer los miembros de la UAP con el objetivo que, independientemente del origen y de las entidades asociadas a una Acción, ésta no se vea en el UAP Task Board si tiene como Responsable de la Acción a un usuario no incluido en la lista de miembros de la UAP. |
Es importante tener en cuenta que además de nutrirse de acciones de múltiples orígenes, desde los Tasks Boards los usuarios también podrán crear acciones. (ver guía ¿cómo crear acciones desde un Task Board?).
Auto-etiquetado de las acciones
Para determinar qué Acciones deben verse en un UAP TB y cuáles no, Zeper utiliza un sistema de auto-etiquetado de las acciones que le permite saber con qué entidades y elementos está asociada una acción. Esto sirve para que, una vez establecida la configuración del UAP TB y definidas las entidades y elementos de las que sí se quieren ver Acciones en un TB en concreto, se apliquen filtros de paso a las acciones cuyas etiquetas coincidan y se bloqueen aquellas que no coincidan.
De esta forma es posible tener el caso en que p.e. se tienen dos UAP Tasks Boards, (p.e. TB UAP 1 y TB UAP 2) y que en el TB de la UAP 1 se vean sólo las acciones correctivas de un plan de acción de auditorías de PRL que están relacionadas con las máquinas pertenecientes a la UAP 1 y en el TB UAP 2 las acciones que están relacionadas con las máquinas o puestos de la UAP 2, pese a que todas las acciones se encuentran alojadas en el mismo plan.
Formatos en los que ver las Acciones de un Task Board
Al igual que el Buscador de Acciones y Mis Acciones, los Tasks Boards también ofrecen 4 formatos o estructuras de visualización de los resultados de la búsqueda. Puedes elegir la estructura pulsando en Estructura en la barra de acciones de la pantalla.
Las estructuras disponibles son las siguientes:
#1. Columnas por estado.
Esta es la estructura que se muestra por defecto. En ella, se dispone una columna por cada uno de los estados en los que hay acciones (puedes recordar los distintos estados en la guía Acciones: introducción y conceptos clave).
A destacar sobre esta estructura es que la columna de un estado únicamente se muestra si hay acciones en ella. Es decir, no se muestra nunca una columna vacía.
#2. Listado vertical.
Esta estructura es, posiblemente la menos práctica, ya que el número de acciones que puedes ver de un vistazo es menor. No obstante, en algunos casos puede ser útil. Con esta estructura las acciones se muestra en formato lista.
#3. Kanban por usuario.
En la estructura de Kanban por usuario las acciones se muestran en el interior de las celdas que forman una matriz en la que en el eje vertical se disponen los usuarios, y en el eje horizontal la semana en la que vence/venció el plazo establecido para cada acción.
#4. Kanban por departamento.
Esta estructura es muy similar a la anterior, sólo que en lugar de utilizar a los usuarios en el eje vertical, se utilizan los departamentos a los que pertenece el Responsable de cada Acción.
