En la introducción de este capítulo hemos tratado cuestiones básicas como ¿qué es un UAP Tasks Board? ¿para qué sirve? y ¿cómo funciona?. Una vez tenemos la teoría clara, el siguiente paso es pasar a la acción y ver con detalle las cuestiones ¿Cómo crear un UAP Task Board? y ¿cómo configurarlo?. Estas son las cuestiones que veremos en esta guía paso a paso.
¿Cómo crear un UAP Tasks Board?
Crear un nuevo UAP Task Board es muy sencillo. No obstante, no todos los usuarios están autorizados a hacerlo. En realidad, sólo los usuarios que estén en posesión del permiso "Crear Nuevo Task Board" en la skillmatrix de Zeper Kaizen podrán crear un nuevo TB.
En el caso que estés en posesión de este permiso podrás crear un nuevo UAP TB. Para ello:
- Pulsa en Acciones > Tasks Boards en la barra lateral de Kaizen.
- Pulsa en Nuevo Board.
- Escribe el nombre que quieras que tenga el nuevo TB en el campo Título Task Board.
Una vez hayas escrito el título del TB y salgas de campo Título Task Board (p.e. pulsando en otro campo o pulsando en la tabla Tab del teclado) los datos ya se guardarán y se creará el TB. Así que, cuando vuelvas a la lista de TB verás que ya aparece el nuevo TB que acabas de crear.
¿Cómo configurar un UAP Tasks Board?
Una vez el TB ya existe, el siguiente paso es configurarlo y definir los filtros de entrada de acciones que harán que en este UAP TB se muestren las acciones que queremos que se vean. Para ello:
1. Establece qué usuarios van a poder reconfigurar este UAP TB y los usuarios que lo van a poder ver
Para ello:
- Pulsa en el icono "Ajustes" para acceder a la configuración del TB.
- Pulsa en la tarjeta Usuarios autorizados a configurar.
- Establece qué usuarios quieres que tengan capacidad para reconfigurar este TB.
- Para ello, busca y pulsa encima de los usuarios, grupos de usuario o departamento a los que quieras conceder esta capacidad. Al hacerlo los traspasarás a la lista de la derecha.
- Los elementos que queden en la lista de la derecha serán los que tengan la capacidad de reconfigurar el TB.
- Zeper impedirá que la lista de la derecha se quede vacía (impidiendo que exista un UAP TB que nadie puede reconfigurar). Por ese motivo, por defecto situará en la lista de la derecha al usuario creador del TB e impedirá retirar al último elemento que quede la lista.
- Pulsa en la tarjeta Usuarios autorizados a ver.
- Repite el proceso anterior para establecer qué usuarios podrán ver este TB.
2. Indica los Planes de Acción de los que se tomarán las Acciones.
De todos los Planes de Acción existentes en Zeper (los de Tipos: Genérico, No Conformidad CCP/Audits y Lessons Learned), deberás traspasar a la lista de la derecha aquellos de los que se tomarán las acciones para mostrarlos en el UAP TB.
Los Planes de Acción de los que seas Gestor del Plan te aparecerán en color amarillo/dorado; mientras que los Planes de Acción de los que no lo seas aparecerán en negro.
IMPORTANTE: Los Planes de Acción que permanezcan en la lista de la derecha serán los Planes a los que Zeper irá a buscar las Acciones cuando tenga que mostrar el UAP Tasks Board.
3. Indica los Tableros de Issues de los que se tomarán las Acciones.
Repite el proceso anterior pero esta vez para los Tableros de issues, es decir, selecciona de qué Tableros quieres que se muestren las acciones en el UAP Tasks Board.
Ten en cuenta que EN LOS UAP TASKS BOARDS SE REPRESENTAN ACCIONES, NO ISSUES. Por lo que en realidad se incluirán en el UAP TB todas las acciones de todos los Planes de Acción de todas las Issues de los Tableros que hayas traspasado a la lista de la derecha.
4. Establece el filtro de entidades.
Una vez ya has seleccionado los Planes y los Tableros que nutrirán de Acciones el UAP TB es el turno de filtrar parte de estas Acciones. El primer concepto de filtraje serán las entidades relacionadas con esas Acciones.
Como hemos comentado en la primera guía de este capítulo de Tasks Boards, Zeper cuenta con un sistema de auto-taggeado que añade a las Acciones una etiqueta por cada entidad con la que está relacionada (entidad auditada + entidades de la cabecera en el caso de Audits; y entidad de la issue en el caso de Tableros).
Una vez las Acciones cuentan con etiquetadas de entidad, el filtro de entidad restringirá que en el UAP TB sólo se verán las acciones con una etiqueta de entidad de una de las entidades que traspases a la lista de la derecha.
Para poder seleccionar entidades, previamente deberás añadirlas a la lista de la izquierda. Y para ello, deberás seleccionarlas en el desplegable que ves encima de ambas listas.
En este desplegable sólo aparecen los Tipos de Entidades que admiten la etiquetación por entidades y su uso en los Tasks Boards. Consulta esta guía paso a paso para saber ¿cómo permitir el uso de un Tipo de Entidad en las Tasks Boards?.
5. Establece el filtro de usuarios.
Aplicado el filtro de entidades, el siguiente filtro es el filtro de usuarios. En este caso, puedes establecer que de los Planes de Acción y los Tableros seleccionados en los pasos 2 y 3 únicamente se vean las Acciones cuyo responsable sea uno de los usuarios que establezcas en la lista de la derecha.
De este modo puedes restringir que, de un Tablero de p.e. Ideas de Mejora sólo se vean las acciones que pertenece a personal de la UAP a la que pertenece este TB.
