Anteriormente se ha presentado el concepto de periodo de validez un documento, que recordemos es el periodo durante el cual el documento debería, en principio, estar disponible para el resto de usuarios. Zeper maneja otro concepto también relacionado con la validez de los documentos. Se trata del plazo de entrada en vigor de un documento.
¿Qué es el plazo de entrada en vigor de un documento?
Es frecuente que las organizaciones renueven sus procedimientos, instrucciones y en general sus estándares de trabajo cada cierto tiempo. Una vez estos estándares son aprobados y se ponen a disposición del resto de trabajadores de la , es razonable pensar que la organización, así como certificadoras y auditoras, deben conceder cierto tiempo de margen para que los empleados lean y adapten su forma de trabajar y sus procesos a los nuevos estándares. Es por esto que Zeper permite establecer una margen de tiempo para considerar que el nuevo estándar ha entrado en vigor.
Este plazo de entrada en vigor empezará a contar desde el momento en que el documento esté disponible para los usuarios, es decir, desde el momento en que se supera el flujo de aprobación del documento. A partir de ese momento, el documento se encontrará en estado ACTIVO, será consultable por los trabajadores; no obstante tendrá el status de "No Vigente"
Este status "No vigente" es el que permite "justificar" que un trabajador no esté siguiendo un nuevo estándar de trabajo que ha sido recientemente aprobado.
¿Cómo se establece el plazo de entrada en vigor de un documento?
En el momento en que se realice la solicitud de aprobación del documento, el usuario puede establecer el plazo de entra en vigor del documento (es opcional).
De la misma forma que sucede con el periodo de validez, en el caso del plazo de entrada en vigor de los documentos, también se puede realizar una preasignación en la tipología de documento, para así evitar errores.
