Cargar un documento en Zeper Docs es muy sencillo. Únicamente deberás tener en cuenta algunas restricciones que impedirán ciertas acciones.
¿Desde dónde puedo cargar un documento a Zeper Docs?
Lo primero que debes saber es que puedes subir un documento desde cualquier pantalla/vista del Archivo de documentos. Tanto desde el (1) Repositorio, la (2) lista de entidades/directorios de un Repositorio como (3) en la documentación de una entidad/directorio.
La única diferencia de hacerlo por cualquiera de estas opciones es que cuando utilizas las opciones (1) y (2) deberás seleccionar la entidad/directorio final y el tipo o categoría de documento, mientras que con la opción (3) estas dos opciones ya están preseleccionadas.
¿Cómo crear un documento?
Tanto si utilizas la opción (1), la (2) o la (3) Zeper te va a mostrar el cuadro de subida de un documento. Basta con que completes los campos obligatorios para finalmente subir el documento. Para ello:
1. Completa los campos obligatorios.
Selecciona o escribe una opción en todos los campos obligatorios.
- Archivo: explora en tu ordenador/dispositivo y selecciona el archivo que quieres subir a Zeper.
- Tipo de Documento: debes elegir el tipo o categoría de documento al que pertenecerá el archivo que vas a subir a continuación.
- Estándar: el estándar es el nombre que tendrá el documento que verán los usuarios y por el que podrán encontrar el documento que vas a crear a continuación . Puedes establecerlos de una de estar 3 formas:
- Eligiendo una de las opciones de la lista que se te muestra.
- Escribiendo libremente el título que quieres atribuirle.
- Por creación automática a partir de la concatenación de cabeceras personalizadas.
- Índice de Nivel: debes indicar un valor numérico que aparecerá junto al nombre estándar del documento y te permitirá determinar más fácilmente la versión del documento.
- Entidades vinculadas: debes seleccionar la lista de entidades o directorios desde los cuales los usuarios podrán acceder a este documento. Por ejemplo, si es un documento que atañe a todas las máquinas de una fábrica como podría ser una "Norma de uso" en este caso deberías seleccionar todas las máquinas de tu lista.
- Para seleccionar una entidad o directorio, deberás buscarlo en la lista de la izquierda y pulsar sobre él para pasarlo a la lista de la derecha.
- Recuerda que el documento será accesible únicamente desde los directorios que haya en la lista de la derecha cuando confirmes la subida del documento.
2. Confirma la subida del documento.
- Cuando hayas completado todo los campos anteriores. Pulsa Guardar.
- Verifica que el documento se está subiendo y cargando en Zeper Docs.
3. Comprueba que el documento se ha subido correctamente.
Una vez haya concluido la subida del documento aparecerá un mensaje de confirmación en la esquina inferior izquierda de la pantalla y ya podrás ver el acceso al documento en los directorios - entidades elegidas.
Restricciones a tener en cuenta
A la hora de subir un documento debes tener en cuenta las siguientes restricciones:
- Todo documento puede únicamente pertenecer a un Tipo o Categoría de Documentos.
- Una misma "carpeta" o Entidad no puede tener dos documentos con el mismo nombre estándar. De lo contrario daría lugar a confusión.
- Es por este motivo que en ocasiones observarás que, una vez elegido el nombre estándar del documento, observarás que ciertos directorio y/o entidades desaparecen de la lista de elegibles. Esto se debe a que estos directorios o entidades ya disponen de un documento con ese nombre estándar.
- No todos los formatos de archivo son admitidos en Zeper Docs. Consulta aquí la lista de formatos admitidos.