Los Tipos de Documento son, probablemente, el concepto más importante y fundamental de Zeper Docs.
¿Qué es un Tipo de Documento?
Un Tipo de Documento no es más que una categoría o tipología de documentos. Una forma de agrupar un conjunto de documentos que compartirán ciertas características como:
- Los usuarios que tienen derecho de ver los documentos de este tipo (aunque es posible especificarlos individualmente para cada documento en concreto).
- Los usuarios que tienen la obligación de ver los documentos de este tipo (aunque es posible especificarlos individualmente para cada documento en concreto).
- Los usuarios que actuarán como propietarios de los documentos de este tipo.
- El flujo de aprobación de los documentos de este tipo que deberá superarse para que el documento sea visible.
Pero también otros aspectos de la configuración como:
- Los departamentos con los que se relacionan los documentos de ese tipo.
- Los campos personalizados de los documentos que sean de este tipo.
- El valor por defecto del tiempo de vigencia de las visualizaciones (aunque es posible especificar este valor individualmente para cada documento en concreto).
- El número de días por defecto con el que se desea que Zeper notifique la caducidad de un documento (aunque es posible especificarlos individualmente para un documento en concreto).
- El valor por defecto del tiempo mínimo de lectura de un documento (aunque es posible especificarlos individualmente para un documento en concreto).
¿Cómo crear un nuevo Tipo de documento?
Para crear un nuevo Tipo de Documento es imprescindible estar en posesión de la skill "Tipos de Documento" en la Skillmatrix de Zeper Docs, de lo contrario no podrás ni crear uno nuevo ni editar ninguno de los tipos ya existentes.
Una vez estés en posesión de este permiso, sigue los siguientes pasos para crear un nuevo Tipo de Documento:
1. Accede a la lista de Tipos de Documento
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Archivo y a continuación en Tipos de Documento.
2. Crea un nuevo Tipo de Documento.
Para ello:
- Pulsa en + Crear en la barra de acciones superior.
3. Cumplimenta las características y configuración del nuevo Tipo de Documento.
Para ello:
- Establece el nombre del Tipo de Documento y sube una imagen identificativa del tipo que ayude a reconocerlo fácilmente.
- (Opcional) selecciona los departamentos con los que se vincularán los documentos de este tipo.
- Recuerda que esta vinculación no tiene más valor que su uso en las Custom Views.
- Define, al menos, un nombre estándar para los documentos de este tipo.
- (Opcional) Establece los campos personalizados para los documentos de este tipo.
- Indica qué usuarios tendrán, por defecto, derecho de visualización de los documentos de este tipo.
- Indica qué usuarios tendrán, por defecto, la obligación de ver los documentos de este tipo.
- (Opcional) Establece la configuración adicional de los documentos de este tipo.
- El valor por defecto del tiempo de vigencia de las visualizaciones
- El número de días por defecto con el que se desea que Zeper notifique la caducidad de un documento
- El valor por defecto del tiempo mínimo de lectura de un documento.
- Establece los Propietarios de los documentos de este tipo.
- Define el Flujo de Aprobación de los documentos de este tipo.
4. Guarda los cambios en el Tipo de Documento
Para ello:
- Pulsa en Guardar en la parte superior de la pantalla.
