Como hemos explicado en la guía Propietarios de un documento: ¿Qué son y cómo establecerlos? sólo un propietario o un supergestor pueden subir un nuevo documento. Cuando un propietario sube un nuevo archivo a Zeper, lo hace en un estado "Borrador".  Cuando un documento está en estado "Borrador" únicamente es visible para los propietarios del documento. Consulta aquí para saber más sobre los estados de un documento.


¿Cómo lograr que un documento sea visible para el resto de usuarios? Superando el flujo de aprobación del documento.


El Flujo de Aprobación de un documento es un proceso en el que una secuencia de usuarios deben dar su OK/NOK al documento.

  • En el caso de que el documento reciba un OK en todos los pasos será definitivamente aprobado y estará listo para pasar a ser visible por el resto de los usuarios.
  • En el caso de que en uno de los pasos del proceso de validación se obtenga un NOK, el documento será rechazado por lo que uno de los propietarios deberán modificar el documento y volver a solicitar la aprobación.


Un aspecto importante en relación con el Flujo de Aprobación de los documentos es que es un proceso opcional, es decir, es posible subir un documento y hacerlo visible para el resto de usuarios sin necesidad de que supere ningún proceso de validación.


¿Cómo establecer el flujo de aprobación de una tipología de documento?


Lo primero que debemos tener en cuenta cuando queremos establecer el flujo de aprobación de un documento es que éste no se define a nivel individual de cada documento; sino que el Flujo de Aprobación se define a nivel de Tipología de Documento. Por lo tanto, y como hemos comentado en la guía Tipo de Documento: ¿Qué es y cómo crear uno? solo los usuarios autorizados a administrar las tipologías de documentos (es decir aquellos que tienen la skill "Tipos de Documento" en la Skillmatrix de Zeper Docs) pueden  pueden definir/editar el flujo de validación.


Pese a que es un proceso opcional, es recomendable establecer el Flujo de Aprobación de una tipología de documentos en el momento de Crear un Tipo de Documento. No obstante, este flujo puede modificarse a posteriori tantas veces como sea necesario.


Para establecer el Flujo de Aprobación de un categoría de documentos tan sólo debes seguir los siguientes pasos:



1. Accede al Tipo de Documento del que quieras definir los Propietarios.


Para ello:

  1. En la barra lateral izquierda pulsa en Archivo y a continuación en Tipos de Documento.
  2. Pulsa en el botón "Editar" en el tipo de documento en el que quieras establecer el derecho de lectura.







2. Define los integrantes/pasos del proceso de aprobación.


Para ello:

  1. En el apartado Gestión y Aprobación despliega la tarjeta Flujo de Aprobación.
  2. Pulsa en el check junto al texto "Validación" para activar el paso del flujo
  3. Despliega el selector y pulsa en cada uno de los pasos del proceso que quieras añadir.
    • Para cada paso del proceso de aprobación puedes elegir entre: un departamento; un grupo de usuarios o un usuario en concreto.
      • En el caso de elegir un Departamento, p.e. "Calidad". --> la solicitud de aprobación se enviará a todos los miembros del departamento, aunque bastará con que uno de ellos la realice.
      • En el caso de elegir un Grupo de Usuarios, p.e. "Administrativo Sistemas de Calidad" --> igual que en el caso anterior, la solicitud de aprobación se enviará a todos los miembros del departamento, aunque bastará con que uno de ellos la realice. 
      • En el cado de elegir un usuario en concreto, p.e. "Sara R." --> la solicitud se enviará únicamente a ese usuario.
  4. Para confirmar la selección, pulsa en Añadir Seleccionados. Al hacerlo verás que la lista de integrantes definida se traspasa a la derecha.


¡Importante! 

  • No existe límite de integrantes/pasos del proceso de aprobación. Puedes incluir tantos pasos como necesites.
  • En el caso que requieras que un departamento, grupo o usuario participe dos veces en el mismo proceso de aprobación, puedes activar el marcador junto al texto "Aprobación" y repetir el proceso para incluirlo ahí.
    • Ten en cuenta que el flujo completo se ejecuta de la siguiente manera: en primer lugar se darán todos los pasos del bloque "Validación" y a continuación los pasos del bloque "Aprobación".
  • Recuerda que el Flujo de Aprobación es un proceso opcional, por lo que, en el caso de que no quieras que un documento tenga que ser validado por ningún usuario, mantén ambos marcadores desactivados.




3. (Opcional) Indica si hay pasos del flujo paralelos


En ciertas ocasiones es necesario que dos o más pasos del proceso se den de forma paralela, es decir, que en lugar de ser una secuencia estricta (paso 1 --> paso 2 --> paso 3, etc.) dos de estos pasos se puedan dar simultáneamente.


Para establecer este paralelismo, puedes utilizar los índices de participación (recuadro azul) y las flechas para modificarlos (recuadro rojo).


En el caso que quieras que dos pasos del proceso se den simultáneamente, tan sólo debes utilizar las flechitas hasta que ambos pasos tengan el mismo índice. Por ejemplo:

  • Si quieres que los dos primeros pasos del proceso tengan lugar simultáneamente, deberás colocar en ambos pasos el índice 1.
  • Si quieres que 2 pasos tengan lugar simultáneamente en el 3er paso del proceso, entonces deberás colocar: un paso con índice 1, un paso con índice 2 y luego los dos pasos con índice 3.


¡Importante! Que dos pasos tengan el mismo índice no quiere decir que con una de las dos aprobaciones basta, lo que indica ese índice es en qué orden recibirán la solicitud de aprobación, es decir: Como ambos grupos tienen el mismo índice, los dos grupos recibirán la solicitud simultáneamente.





4. Guarda los cambios en el Tipo de Documento


Para ello:

  1. Pulsa en Guardar en la parte superior de la pantalla.