Como hemos visto en la guía Estados de un Documento, los documentos de Zeper pasan por diferentes estados a lo largo de su vida útil en Zeper.
Cuando un usuario carga un documento, éste toma el estado Borrador.
Es importante tener en cuenta que un documento en estado borrador únicamente es visible para los Propietarios del Tipo de Documento y para los Supergestores de esa Entidad/Repositorio. Es decir, la mayoría de usuario no tendrán acceso a ese documento. Para que el resto de usuarios puedan ver el documento éste debe ser publicado, y para publicarlo debe superar su flujo de aprobación.
¿Cómo aprobar un documento?
Para aprobar un documento se debe recibir un OK en todos los pasos establecidos en el Flujo de Aprobación. Para ello sigue los siguientes pasos:
1. Solicitar la aprobación del documento.
El primer paso para aprobar un documento es solicitar su aprobación. Para ello:
- Pulsa en Solicitar Aprobación y Validación.
- Recuerda que sólo los Propietarios de esa Tipología de Documentos puede lanzar esta solicitud.
- Cumplimenta los campos de la ventana emergente.
- Obligatoriamente deberás especificar un día de entrada en vigor del documento. Puede ser hoy mismo o un día a futuro.
- Opcionalmente puedes establecer una fecha de caducidad del documento. En caso de dejarlo en blanco, se establecerá un periodo desde 10 años.
- Opcionalmente puedes cargar el archivo visible del documento en caso de que el formato del archivo original no sea (pdf, video o imagen).
- Pulsa Aceptar.
A partir de este momento y hasta que el flujo no haya sido superado por completo el documento se encontrará en estado "Pendiente de Validación".
2. Supera el flujo de aprobación.
Una vez enviada la solicitud, los distintos usuarios involucrados en la aprobación del documento recibirán notificaciones por correo solicitándoles dicha aprobación. Asimismo, estos usuarios visualizarán una actividad de aprobación de documento pendiente en su muro. Para realizarla:
- Pulsa en el enlace incluido en la notificación por correo o en la actividad de aprobación pendiente.
- Pulsa en la acción "Evaluación" para dar el OK o NOK a dicho documento.
- Indica OK/NOK según corresponda.
- Aporta un comentario que justifique la respuesta.
- Firma o dibuja en el recuadro.
- Pulsa Aceptar para confirmar tu decisión.
Repite este paso para todos los actores involucrados en el flujo de aprobación hasta que el documento esté aprobado por completo.
Justo cuando el último aprobador de el OK, el documento pasará a estar en estado "Activo". A partir de ese momento será visible para todos los usuarios (siempre y cuando se cumpla el periodo de validez).