Como hemos visto anteriormente Zeper Docs admite varios formatos de archivo, entre ellos los de Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx), archivos de AutoCAD (.dwg, .dxf), etc.
Estos archivos únicamente son visibles a través de sus programas específicos correspondientes. De modo que aunque un usuario puede subir un archivo de Microsoft Word a Zeper Docs, para verlo el resto de usuarios deberían descargarlo y a continuación abrirlo a través de Word.
Como solución a este caso, Zeper Docs permite vincular dos archivos al mismo documento. En otras palabras: que de un mismo documento tengas el documento original (Word, Excel, ...) y el documento visible por los usuarios sin necesidad de salir de Zeper (PDF, vídeo o imágen).
¿Cómo tener juntos el archivo original y el visible de un documento?
Lograr tener tanto el archivo original como el visible juntos en Zeper sin necesidad de duplicarlos es bastante fácil. Tan sólo debes seguir los siguientes pasos:
1. Sube el archivo original.
- Sube el documento original de la misma forma que se si subieras cualquier otro archivo. Consulta esta guía si tienes dudas: ¿Cómo subir un documento?
2. Solicita la aprobación del documento original.
Una vez tengas subido el archivo original solicita la aprobación de este. Consulta esta guía si tienes dudas: ¿Cómo aprobar un documento?
3. Vincula el archivo visible al documento original.
Para ello sigue los siguientes pasos:
- Selecciona el día de inicio del periodo de validez del documento Zeper.
- Explora y seleccionar el documento visible (PDF, video o imagen)
- Ten en cuenta que esta opción únicamente te aparecerá cuando el archivo original no tenga ninguno de estos formatos (pdf, video o imagen).
- Confirma el envío de la solicitud de aprobación.
4. Superación del flujo.
Una vez se haya superado el flujo de aprobación del documento, dispondrás de un documento en Zeper que tendrá vinculados dos archivos: el archivo original y el archivo visible.
5. Comprobación de la doble vinculación de archivos al documento.
Puedes comprobarlo pulsando una vez sobre el documento de Zeper, pues te aparecerá la barra lateral de acciones del documento en el que podrás ver el formato del archivo original. Sin embargo, si pulsas en la acción Ver o haces doble click en el documento, se abrirá el documento visible.
¿Cómo descargar el archivo original de un documento?
En ocasiones va a ser necesario que accedas al archivo original y por este motivo Zeper te permitirá que lo descargar en cualquier momento.
1. Descarga el archivo original.
Puedes descargar el archivo original y para ello:
- Pulsa en el icono del formato del archivo original.
- Comprueba la descarga del archivo.
