Issue Board no es más que la denominación que utilizamos en Zeper para referirnos a un Tablero que tiene una estructura de columnas tipo Kanban Board y en el que se visualizan issues. Cada issue representada por una tarjeta o post-it. Es decir, algo como esto:
Los Issue Boards son extremadamente versátiles y por este motivo son la base de Zeper Kaizen. De hecho, son la herramienta que está detrás de los bloques funcionales:
- IDEAS DE MEJORA
- RECLAMACIONES DE CLIENTE
- NEAR MISS
- PROBLEM SOLVING
- HOMOLOGACIÓN DE MATERIALES.
Elementos Clave de los Issue Boards
El uso de los Issue Boards es bastante intuitivo. Aun así, es necesario entender los distintos elementos clave de su funcionamiento. Son los siguientes:
| Tablero | El Tablero es la estructura de columnas en la que se visualizan las Cards. Es, junto a las Issues, el elemento principal. Así que el primer paso es crear un Issue Board. El punto más interesante de los Tableros es que es posible personalizar las columnas de un tablero y al ser una estructura muy versátil permite crear un Tablero para la gestión de incidencias, un tablero para la gestión de ideas de mejora o un tablero para la gestión de iniciativas como Talleres Kaizen. Si quieres conocer todos los detalles acerca de los Tableros de Issues, te sugerimos consultar la guía detallada: introducción a Tableros de Issues. |
| Issue | Una Issue es una forma neutra de referirnos a los elementos que se gestionan en un Tablero. El motivo por el que se les llama Issues es porqué en función del uso de cada Tablero el nombre de estos elementos es distinto. Por ejemplo: en un tablero de ideas de mejora, las issues son ideas. En un tablero de incidencias, las issues son incidencias. Es importante tener en cuenta que una Issue es un elemento que engloba tanto PRPs, planes de acción, archivos adjuntos, fotos, así como campos de Información Relevante. Por lo que, aunque se hace visible a través de una card, es algo más amplio que un simple problema o una simple acción. Una vez tenemos un Issue Board, el siguiente paso será crear un Issue. |
| Card | La Card es la representación visibles de las Issues en el Tablero. Aunque los usuarios tendemos a intercambiar los términos Card e Issue y utilizarlos indistintamente, es importante saber que la Card es sólo la representación de la Issue en el Tablero y en la que se muestre sólo una parte de toda la información de la Issue. Es decir, una Issue es un concepto mucho más amplio y tiene mucha más información que una Card. De hecho, la información de la Issue que se muestra en las cards es personalizable en cada caso (ver guía ¿Cómo personalizar la información visible en las cards?). |
| Campos de información relevante | Los Campos de Información Relevante de una Issue son campos de información que ayudan a incorporar detalles de contexto a la Issue, como p.e.: el turno o máquina en la que se ha detectado una incidencia; la persona que ha registrado una idea, el cliente o producto relacionados con una Reclamación, o cualquier otro dato informativo que ayude a contextualizar la Issue. Estos campos son totalmente personalizables en función del Tablero. Es más, no sólo se pueden personalizar los campos de información relevante; sino que incluso se puede personalizar cuáles de los campos de información se deben cumplimentar en el registro de la Issue. |
| PRP (Procedimiento Resolución Issue) | En ocasiones la resolución de una Issue implica algo más que definir una conjunto de Acciones Correctivas. Por ejemplo, es habitual que para la resolución de una Reclamación de Cliente se use un procedimiento tipo 8D; para la Evaluación de una Idea de Mejora, se utilice un pauta objetiva que ayude a determinar si merece la pena implementar la idea o no. En Zeper llamamos a estos formatos: PRP (Procedimiento de Resolución del Problema). En esencia un PRP es un formato personalizable que se aplica en la resolución de la Issue. Zeper cuenta con sus propios PRPs, pero cada usuario puede crear y/o personalizar los PRPs. El uso de PRPs no es obligatorio, ni tampoco se restringe al uso de un PRP por Issue. Al contrario, se pueden utilizar múltiples Formatos PRP en una misma Issue. |
Actores implicados en los Issue Boards
Los Issue Boards implican a varios actores y cada uno de ellos tiene una responsabilidad diferente. Son los siguientes:
| Usuario autorizado a ver un Issue Board | Los usuarios autorizados a ver un Issue Board son los usuarios que están autorizados que, cuando accedan a la lista de Issue Boards de ese Tipo (entendiendo por Tipo: Boards de Reclamaciones de Cliente, Boards Ideas de Mejora, Boards de Problem Solving....) verán el Tablero en cuestión. En caso de no estar autorizado a ver un Issue Board, Zeper lo ocultará por completo a un usuario, por lo que este no sabrá ni de su existencia. En Zeper se establece que los usuarios que están autorizados a ver un Issue Board son los usuarios que están autorizados a crear Issues en ese Tablero. |
| Responsable de una Issue | El Responsable de una Issue es la persona de referencia vinculada a esa Issue. Ser el Rble. de una Issue no quiere decir que dicho usuario será el responsable de ejecutar todas las acciones vinculadas a esa Issue; sino que esta persona es la que velará por que la Issue se resuelva correctamente. Así pues, es la persona a la que se le notificará las desviaciones, retrasos y/o cambios sobre la Issue. Ser Responsable de un issue permite que el usuario pueda:
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| Equipo implicado en una Issue | En ocasiones es necesario poder establecer un equipo multidisciplinar que será el que conjuntamente analizará y determinará cómo debe resolverse un problema (paso 1 de la metolodogía 8D). Es importante tener en cuenta que los miembros del equipo implicado no tienen porqué ser quiénes ejecuten las acciones que se decida realizar. Los miembros del equipo implicado son quiénes realizan el análisis del problema y definen el plan de acción (estableciendo responsabilidades). Por este motivo, los miembros del equipo implicado en la resolución de una Issue pueden:
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| Equipo de Liderazgo de un Issue Board | Ser miembro del Equipo de Liderazgo de un Issue Board implica que este usuario podrá modificar y reconfigurar el Tablero, podrá crear Issues, podrá mover las Issues, podrá Resolverlas, etc... En esencia un Líder de un Issue Board es como el Propietario del Tablero. Tiene libertad para hacer y deshacer según considere. Consulta esta guía sobre el Equipo de Liderazgo para más info. |