Los propietarios de los documentos son uno de los perfiles de usuario más importantes de Zeper Docs, especialmente, porqué una vez configurado y puesto en marcha el sistema, ellos serán los usuarios con mayor peso en el desempeño y en la operativa diaria.
¿Qué son los propietarios de un documento?
Los Propietarios de un documento son aquellos usuarios que están autorizados a gestionar el documento, es decir, que tienen el derecho de:
- Subir un nuevo documento.
- Modificar el nombre de un documento.
- Versionar un documento.
- Consultar el historial de versiones de un documento
- Conceder el derecho de descarga a otros usuarios de los archivos de un documento.
- Descargar el documento original de un documento.
- Modificar las vinculaciones de un documento.
- Inactivar un documento.
- Editar las etiquetas de un documento.
- Editar las campos personalizados de un documento.
- Editar los documentos relacionados con un documento.
- Ver el report de visualizaciones de un documento.
- Ver el report de descargas de un documento.
- Ver el report de visualizaciones de todos los documentos del mismo Tipo/Categoría.
- Ver el report de documentos del Sistema.
¿Cómo establecer los propietarios de un documento?
Un aspecto importante a tener en cuenta es que los propietarios de los documentos no se definen individualmente para cada documento, sino que se definen a nivel de Tipología o Categoría de Documentos. Es decir, que un usuario que se definan como Propietario de, p.e. la tipología "Ficha de Seguridad de Producto", podrá gestionar todas las fichas de seguridad de producto. Teniendo en cuenta esto, es lógico pensar que los Propietarios de una categoría de documentos se definen a la hora de Crear un Tipo de Documento.
Si lo que necesitas es definir los Propietarios de un Documento tan sólo debes seguir los siguientes pasos:
1. Accede al Tipo de Documento del que quieras definir los Propietarios.
Para ello:
- En la barra lateral izquierda pulsa en Archivo y a continuación en Tipos de Documento.
- Pulsa en el botón "Editar" en el tipo de documento en el que quieras establecer el derecho de lectura.
2. Establece los usuarios que actuarán como propietarios de esa categoría.
Para ello:
- En el apartado Gestión y Aprobación despliega la tarjeta Usuarios autorizados a gestionar el Tipo de documento.
- Pulsa sobre los usuarios concretos o grupos de usuarios que quieres que actúen como propietarios de todos los documentos de ese Tipo y traspásalos a la lista de la derecha.
- Recuerda que si traspasas un grupo o departamento estarás otorgando la propiedad de los documentos de esa categoría a todos los miembros del grupo o departamento.
- Revisa que en la lista de la derecha constan únicamente aquellos departamentos, grupos o usuarios que quieres que actúen como propietarios y mantén al resto en la lista de la izquierda.
¡Importante! Si dejas la lista de la derecha en blanco, Zeper entenderá que los documentos de este tipo son visibles para todos los usuarios.
3. Guarda los cambios en el Tipo de Documento
Para ello:
- Pulsa en Guardar en la parte superior de la pantalla.
