Recordemos que, cómo establecíamos en la guía principal sobre Acciones Acciones: conceptos clave sobre la gestión de acciones: TODA ACCIÓN DESCANSA SOBRE UN PLAN DE ACCIÓN, es decir, no puede existir una acción que no esté asociada a un Plan de acción. Siendo así, los Planes de Acción son, tras las propias Acciones, el segundo elemento más importante de todo lo referente a las Acciones en Zeper Kaizen. Así pues, en este capítulo, nos centraremos en los Planes de Acción:
Creando un Plan de Acciones
Lo primero que debemos saber acerca de los Planes de Acción es cómo crearlos; y para ello es necesario saber quién puede crear un plan de Acción. Existen dos formas de crear un Plan de Acción: directa e indirectamente.
Crear un Plan de Acciones de forma directa quiere decir que el usuario lo ha creado explícitamente, es decir: ha accedido a Zeper Kaizen y ha seguido la secuencia de pasos que veremos a continuación. Para poder hacer esto, los usuarios deben estar en posesión de la skill "Gestión" en la skillmatrix de Zeper Kaizen.
Crear un Plan de Acciones de forma indirecta quiere decir que el Plan de Acciones se ha creado como consecuencia de otra acción realizada en Zeper como p.e.:
- Cuando se crea un nuevo Tipo de Audit, Zeper crea automáticamente un Plan de Acción con el mismo título a fin de asegurar que las acciones que se crearán en las audits tienen un Plan de Acción en el que descansar.
- Cuando se aplica un PRP a una issue, Zeper crea automáticamente los Planes de Acción necesarios que contendrán las acciones de dicho procedimiento.
Para crear un Plan de Acciones de forma indirecta, no es necesario disponer del permiso "Gestión" en la skillmatrix.
Teniendo clara esta idea, sigamos con la creación directa de un Plan de Acciones. Consulta la guía "¿Cómo crear un Plan de Acciones?" para seguir el paso a paso de cómo hacerlo. El resultado será el siguiente:
Configurando un Plan de Acciones
Una vez hemos creado el Plan de Acciones, lo que debemos hacer es configurarlo para que el funcionamiento del sistema se adapte a nuestras necesidades. Para ello, debemos pulsar en el botón Modificar Plan de Acción en la captura anterior. Esto nos llevará a la pantalla de configuración del Plan.
Entre las distintas posibilidades de configuración de un Plan de Acciones, están:
| Modificar los Gestores del Plan de Acción. | Esta opción permite añadir o retirar usuarios a la lista de Gestores del Plan de Acción. Por si tienes dudas del rol de Gestor del Plan de Acción y su funcion te recomendamos estas dos guías: Introducción a la gestión de Acciones y Gestor del Plan. |
Establecer columnas personalizadas y campos personalizados | Personalizarte las columnas del Plan te permitirá adaptarlo a tus necesidades, especialmente si quieres importar un listado de acciones. Revisa esta guía paso a paso para ver cómo puedes añadir tus propias columnas a un plan de acción. |
| Permitir la modificación de la acción por el Rble. | Estas opciones nos darán la posibilidad de darle la posibilidad al Responsable de la Acción de modificar sus campos clave:
Te sugerimos consultar la guía ¿cómo permitir la edición de la acción al responsable? para más información sobre este punto. |
| Obligar al aporte de evidencias. | Esta opción de configuración te permitirá establecer si quieres que los Responsables de la Acción tengan la obligación de aportar evidencias y comentarios para poder dar por realizada una acción. Sigue esta guía paso a paso para establecer la obligación de aporte de evidencias en tu Plan de Acciones. |
| Validación y Validadores por defecto | Es posibilidad de configuración permitirá que elijamos si queremos que las acciones del Plan tengan, por defecto, que ser validadas y qué usuarios deberán realizar esta validación. Todos los detalles acerca de la validación y de su configuración en esta guía: Todo lo que necesitas saber sobre la Validación de Acciones. |
Creando Acciones en un Plan
Una vez tenemos el Plan de Acción ya creado y configurado, el siguiente paso es introducir Acciones en este. Como se indica en la introducción al capítulo de Acciones, éstas se pueden crear de 3 formas distintas:
| Automáticamente | En este caso las acciones se crean automáticamente en el plan de acción correspondiente al finalizar una audit/inspección como consecuencia de haber detectado desviaciones durante la auditoría. |
| Manualmente | Esta posibilidad aplica tanto a los Planes de Acción del tipo: Genérico, PRP y Lección Aprendida. En este caso el Gestor del Plan de Acción podrá crear manualmente una acción completando los campos obligatorios. |
| Por importación | Esta posibilidad sólo está disponible para los Planes de Acción del tipo Genérico. Previamente a importar la lista de acciones a partir de un Excel, debes configurar las columnas del Plan de Acción. |