Zeper Docs, como la mayoría de módulos de Zeper es altamente flexible. Sin embargo, como todo programa informático tiene algunas estructuras de relaciones que se deben respetar. Así que para poder empezar a trabajar con Docs es imprescindible entender cómo se estructuran los documentos y la información en el sistema.
En Zeper Docs hay 4 conceptos clave relacionados entre sí que forman el núcleo del sistema y sobre los que orbita todo el resto del sistema. Son los siguiente:
Los Documentos son los archivos sobre los que los usuarios quieren realizar acciones, como p.e. añadirlos, renombrarlos, leerlos, verlos, etiquetarlos, etc. Lo importante es que:
- Todo documento debe pertenecer sí o sí a una Tipología de Documentos.
- No es posible cargar un documento en Zeper Docs sin especificar a qué categoría / tipología pertenece (y sólo puede ser una).
- Las tipologías traspasan cierta información a los documentos sin que ésta tenga que indicarse cada vez (como p.e. quién o quiénes son los propietarios del documento, cuál es su flujo de aprobación, etc.
- Todo documento debe estar ubicado en una entidad de documentación.
- Las entidades de documentación actúan como carpetas o repositorios en los que se encuentran los documentos.
- No es posible cargar un documento en Zeper Docs sin indicar al menos una entidad desde la que acceder al documento.
Así pues, antes de poder cargar un sólo documento en Zeper Docs es imprescindible haber creado al menos una Tipología de Documentos y una Entidad de Documentación.
Existe una relación secundaria entre los elementos básicos de Zeper Docs. Se trata de las Plantillas de Documentación Requerida. A la práctica, las PDR permiten establecer cuántos documentos de cada tipo se deberían tener, como mínimo, en cada entidad de documentación.