Las acciones son una parte fundamental de Zeper ya que están presentes en la mayoría de los bloques funcionales de la plataforma: ideas de mejora, problem solving, auditorías e inspecciones, lecciones aprendidas, talleres Kaizen, reclamaciones de cliente, etc.. La actividad en cada uno de estos bloques conlleva la realización de acciones. Por este motivo, las acciones son un elemento transversal en la plataforma Zeper, en especial, en el módulo Kaizen.
A través de las acciones, los usuarios reciben tareas que deben realizar para que las iniciativas de gestión y operativa de la compañía sigan adelante y mejoren.
Una acción viene definida por, en la mayoría de los casos, 4 campos básicos:
| Problema | da información clave para que la acción a realizar sea eficaz. |
| Acción | indica la tarea que se debe realizar. |
| Responsable | establece qué persona/usuario tiene la responsabilidad de llevar a cabo la acción anterior para resolver el problema detectado. |
| Plazo | indica la fecha límite en la que el usuario debería completar la acción. |
De estos 4 campos, el plazo es el que tiene mayores implicaciones, ya que define el estado en que se encuentra una acción y a su vez, el estado conlleva la ejecución de automatismos en Zeper, como p.e. envío de notificaciones, generación de gráficos, etc.
Estados de una Acción
El estado de una acción se determina comparando el plazo y la fecha actual. En función del resultado de la operación plazo - fecha actual una acción se encontrará en un estado u otro.
Destacar que, aunque el estado de una acción puede cambiar, cada acción únicamente puede tener un estado en todo momento. Los estados en los que puede encontrarse una acción son:
| Plazo no definido | Acciones cuyo plazo todavía no ha sido establecido |
| Cancelada | Acciones que han sido canceladas. |
| Abierta dentro de plazo | Acciones en las que el plazo es una fecha mayor que la fecha actual. |
| Abierta fuera de plazo | Acciones en las que el plazo indicado corresponde con una fecha menor o igual que la fecha actual. |
| Pendiente de Cerrar/Validar | Acciones que han sido realizadas por su responsable y que están pendientes de cerrar por el usuario validador. |
| Cerrada dentro de plazo | Acciones que han sido realizadas y validadas (si procede) en una fecha anterior a la fecha establecida como plazo. |
| Cerrada fuera de plazo | Acciones que han sido realizadas y validadas (si procede) en una fecha igual o posterior a la fecha establecida como plazo. |
Como es lógico en el estado de la acción, además del plazo, también influyen las acciones realizadas sobre la acción por parte de los usuarios. Es decir, para que una acción esté pendiente de cerrar previamente debe haber sido realizada por el responsable. Esto nos lleva a introducir los interventores de una acción.
Actores implicados en el cierre de una acción
A lo largo del ciclo de vida de una acción, generalmente, intervienen 3 roles:
| Gestor | El Gestor de la Acción es el usuario que tiene potestad para, ya en la creación de la acción o incluso una vez creada, modificar los campos de la acción como p.e. acción, responsable, plazo. En otras palabras es el Gestor el que determina qué se debe hacer, quién lo debe hacer y cuál es la fecha límite. Será Gestor de la Acción todo aquel usuario que esté definido como Gestor del Plan de Acción. Y dado que un plan de acción puede tener más de un gestor, una acción también puede tener más de uno. |
| Responsable | El Responsable de la Acción es aquel usuario que tiene la obligación de llevar a cabo la acción. Aunque para las acciones que son consecuencia de una desviación en una audit/inspección existen algunos automatismos que pueden implicar la asignación directa del Responsable de la acción, en general, será el Gestor de la Acción quién debe establecer al Responsable de la acción. A diferencia del caso del Gestor, el caso del Responsable implica exclusividad, es decir, que únicamente puede ser responsable de una acción un único usuario. Ciertamente, el Gestor podrá cambiar al Responsable en cualquier momento, pero únicamente podrá definir uno cada vez. |
| Validador | El Validador de la Acción es el encargado de confirmar que la acción ha sido completada por el Responsable y/o que ha solucionado el problema detectado. Para ello, el Validador de la acción recibirá una notificación cuando el Responsable de la acción indique que la ha realizado/completado. Al igual que sucede en el caso del Gestor de la Acción, también se pueden establecer como posible validador de la acción a más de un usuario, aunque sólo sea necesaria la confirmación de uno de ellos. Otro aspecto importante relacionado con la Validación de las acciones es que este paso no es obligatorio. Es decir, no todas las acciones deben ser validadas, sino que es posible que una acción se dé por cerrada con tan sólo recibir la confirmación de realización del Responsable. Esta decisión compete al Gestor de la Acción que podrá establecer la necesidad de validación por defecto en el Plan de Acción o directamente establecer la necesidad de validación en la propia Acción. |
¿Cómo crear acciones?
Un aspecto esencial a tener en cuenta de las acciones es que TODA ACCIÓN DESCANSA SOBRE UN PLAN DE ACCIÓN, es decir, no puede existir una acción que no esté asociada a un plan de acción. Por lo tanto, para crear una acción es necesario haber creado previamente un plan de acción (sigue esta guía para Crear un Plan de Acción).
No obstante no siempre es necesario crear el Plan de Acción manualmente ya que Zeper cuenta con varios automatismos que crearán Planes de Acción de forma automática sin que el usuario tenga que hacer nada. Es el caso de:
- Planes de Acción destinados a albergar las acciones correctivas de desviaciones detectadas en Auditorías e Inspecciones.
- Planes de Acción que forman parte de un Proceso de Resolución de Problemas (PRP): Problem Solving, Reclamaciones, Ideas de Mejora, etc.
- Planes de Acción que forman parte del proceso de divulgación de una Lección Aprendida.
Una vez existe el Plan de Acción en el que se dispondrán, entonces ya podemos crear las acciones. Existen 3 formas de crear acciones, pero antes de poder crearlas no está de menos introducir el concepto de "Tipo de Plan".
Existen 4 Tipos de Planes de Acción en Zeper Kaizen:
- Plan de Acción del tipo "No Conformidad CCP/Audits": plan de acción que contiene acciones derivadas de una audit.
- Plan de Acción del tipo "Genérico": plan de acción estándar para todo tipo de usos.
- Plan de Acción del tipo "PRP": plan de acción que contiene únicamente acciones vinculadas a un PRP.
- Plan de Acción del tipo "Lección Aprendida": plan de acción que contiene acciones vinculadas a una lección aprendida.
En esencia todos los tipos de planes son iguales y cumplen la misma funcionalidad, pero esta tipología permite que en función del uso sólo se permita de un tipo de plan o más de uno y, en el caso del primer, restringir la posibilidad de crear acciones manualmente.
| Automáticamente | En este caso las acciones se crean automáticamente en el plan de acción correspondiente al finalizar una audit/inspección como consecuencia de haber detectado desviaciones durante la auditoría. |
| Manualmente | Esta posibilidad aplica tanto a los Planes de Acción del tipo: Genérico, PRP y Lección Aprendida. En este caso el Gestor del Plan de Acción podrá crear manualmente una acción completando los campos obligatorios. |
| Por importación | Esta posibilidad sólo está disponible para los Planes de Acción del tipo Genérico. Previamente a importar la lista de acciones a partir de un Excel, debes configurar las columnas del Plan de Acción. |
¿Dónde ver las acciones?
Existen distintos lugares y formas de ver un listado de acciones pues Zeper dispone de herramientas prestablecidas para ver de una manera filtrada o agregada una lista de acciones. Incluso existen varios formatos de ver la misma lista de acciones: en formato lista, en formato Kanban por estados, en columnas por semanas, etc.
Aun así, podríamos resumir la visualización de acciones en 4 lugares:
| Plan de Acciones | Un Plan de Acciones es la forma más básica de ver un listado de acciones ya que en un plan de acciones se encuentran todas las acciones que formen parte de ese plan en concreto. Todos los usuarios que tengan acceso a Zeper Kaizen pueden ver los planes de acciones y la lista de acciones que contengan, aunque la gestión y los detalles de éstas estarán reservados a los actores implicados que hemos definido anteriormente. |
| Mis Acciones | La visualización de Mis Acciones es una forma rápida y directa de ver únicamente las acciones de las que el usuario con la sesión iniciada es el Responsable. Por defecto esta lista de acciones se muestra en formato Kanban y sólo incluye las acciones pendientes de realizar o validar por parte del usuario. No obstante estas condiciones de filtraje pueden cambiarse. Si quieres saber más sobre este tema sigue la guía: Mis acciones. |
| Buscador de Acciones | El Buscador de Acciones es una forma de ver todas las acciones de Zeper Kaizen que comparten una serie de características (p.e. responsable, estado, etc.) independientemente del plan al que pertenezcan. En el Buscador de Acciones también existen restricciones de acceso a las acciones. Te recomendamos consultar esta guía del Buscador de Acciones para más información sobre este tema. |
| Task Boards | Los Tasks Boards son la forma más avanzada de visualizar conjuntos de acciones y no porqué se muestren de una forma distinta (los formatos de visualización son los mismos que en los dos casos previos), si no porqué los Tasks Boards permiten mostrar de forma agregada acciones procedentes de distintas partes de Zeper, p.e.: las acciones de implantación de Ideas de Mejora junto con las acciones correctivas de las deviaciones de un tipo de Inspección junto con las acciones derivadas de la resolución de reclamaciones de cliente de una zona de la fábrica. Los Tasks Boards son la herramienta perfecta para hacer el seguimiento de todas las acciones relacionadas con una sección/UAP de la fábrica y/o que implican a un equipo de trabajo. Puedes profundizar más en los Task Boards consultan la guía: Introducción a los Task Boards. |
Acciones sobre una acción
Una vez ya sabemos las ideas básicas relacionadas con las acciones, hemos creado las primeas y sabemos dónde y cómo visualizarlas ya podemos empezar a realizar acciones sobre ellas. De forma general, sobre las Acciones se pueden realizar las siguientes acciones
| Editar/Modificar | Editar una acción significa completar parte o la totalidad de los campos. En este punto es importante diferenciar entre 3 tipos de campos de información de una acción:
Por lo general, la edición de los campos clave corresponde al Gestor de la Acción, aunque existe la posibilidad de que el Responsable también pueda editarlos. Los campos estándar, por norma deberían ser competencia del Responsable de la acción, aunque el Gestor del Plan también puede editarlos. Los campos complementarios, al igual que sucede con los campos estándar, pueden ser editados tanto por el Gestor como por el Responsable. |
| Enviar recordatorio | Permite enviar una notificación al Responsable de la acción para recordarle la necesidad de completar la acción. |
| Etiquetar | Añadir etiquetas a una acción no es más que adjuntarle "tags" o "palabras". Aunque parezca algo superfluo, etiquetar las acciones nos permitirá encontrarlas más fácilmente ya que podremos aplicar un filtro de búsqueda en el Buscador para que te muestre todas las acciones que contengan cierta etiqueta o también recibir recomendaciones de lecciones aprendidas que compartan etiquetas con la acción. En esta guía puedes aprender cómo etiquetar una acción. |
| Exportar informe | Esta funcionalidad permite obtener un informe en PDF con toda la información y evidencias de la acción en cuestión. |
| Agrupar | Agrupar las acciones es una opción muy interesante especialmente en el caso de acciones correctivas que se crean automáticamente como consecuencia de la detección de desviaciones en las auditorías, ya que es posible que dos auditores detecten la misma desviación antes de que la acción se haya podido llevar a cabo. En ese caso es recomendable agruparlas para que, cuando el Responsable y el Validador cierren una de ellas, automáticamente se cierren ambas. Toda la información acerca de los grupos en la guía: Grupos de Acciones ¿qué son y cómo utilizarlos? |
| Realizar/Completar | Completar una acción significa que el Responsable considera que ya ha realizado la acción y que por lo tanto ya está lista para validar. |
| Incluir RCA | Incluir el Root Cause Analysis (RCA) es una posibilidad que ofrece Zeper y que permite vincular un análisis 5 Why a una acción. |
| Validar/Rechazar | Validar o rechazar una acción es responsabilidad del Validador y es el paso previo antes de dar la acción por cerrada de forma definitiva. Consulta toda la información acerca de la Validación de acciones en esta guía: Validación de Acciones: todo lo que necesitas saber. |
| Eliminar | Eliminar una acción es una posibilidad que es aplicable a todas las acciones a excepción de aquellas que pertenecen a un Plan de Acción del tipo "No Conformidad CCP/Audits". Es decir, no es posible eliminar una acción generada automáticamente. La posibilidad de eliminar una acción compete únicamente a los Gestores del Plan de Acción. |
| Cancelar | Cancelar una acción es similar a eliminarla, con la diferencia de que no se elimina la acción del sistema y se mantiene la trazabilidad. |
| Copiar/Duplicar | Esta funcionalidad permite copiar una acción generada automáticamente en el mismo plan creando una nueva acción totalmente distinta en la que se ha duplicado el contenido de algunos campos, como p.e. el campo problema. |